Глава 1. ОБЩИ ПОЛОЖЕНИЯ
Чл. 1
С тази инструкция се определят условията, редът и начинът за осъществяване на достъп до информационна система, създадена по силата на чл. 286 ЗННД, от лица, посочени в чл. 2б и 2в от Наредба № 32 от 7.02.1997 г. за служебните архиви на нотариусите и нотариалните кантори (Наредбата) (обн., ДВ, бр. 12 от 1997 г.; посл. изм., бр. 12 от 2016 г.).
Чл. 2
Лицата по чл. 2б и 2в от Наредбата ползват данни и извършват справки от информационната система в случаите, когато осъществяват проверка за наличието на документ с нотариално удостоверен подпис или на документ с нотариално удостоверяване на подпис и съдържание, извършени едновременно чрез предоставения им по силата на чл. 2а, ал. 2 от Наредбата и съответните нормативни актове достъп – само за служебни цели, съобразно нормативно установените си правомощия – за лицата по чл. 2б, и с оглед на извършваната дейност по занятие – за лицата по чл. 2в.
Чл. 3
Всички действия, предприети в изпълнение на тази инструкция, се осъществяват при спазване на разпоредбите на съответните закони и подзаконови нормативни актове, регламентиращи условията и реда за събиране, съхраняване, използване и разкриване на сведения, представляващи лични данни или друга защитена от закона информация.
Чл. 4
(1) Достъпът до информационната система се предоставя на лицата по чл. 1 чрез уеб базирано приложение за справки.
(2) Достъпът до данни в информационната система и извършването на справки се осъществяват с ползване на квалифициран електронен подпис, издаден в съответствие с изискванията на Закона за електронния документ и електронния подпис.
(3) Нотариалната камара организира режима на достъп и регистрира цифровите сертификати, отговарящи на условията за квалифициран електронен подпис.
Глава 2. УСЛОВИЯ И РЕД ЗА ДОСТЪП ДО ИНФОРМАЦИОННАТА СИСТЕМА
Раздел 1. Условия и ред за достъп до информационната система на Нотариалната камара от лицата по чл. 2б от Наредба № 32 от 1997 г. за служебните архиви на нотариусите и нотариалните кантори
Чл. 5
(1) Лицата по чл. 2б от Наредбата имат право на достъп до функционален модул на информационната система, съдържащ извлечения от документи и/или сканирани образи на документи, които по силата на закон трябва да бъдат с нотариално удостоверени подписи или с нотариално удостоверяване на подписите и съдържанието, извършени едновременно, и подлежат на представяне в Агенцията по вписванията по заявления за вписване, обявяване и заличаване на обстоятелства в търговския регистър и Централния регистър на особените залози, във връзка с изпълнение на служебните си задължения и нормативно установени правомощия.
(2) Достъпът до информационната система е пасивен и ограничен и предоставя възможност за извършване на справки в информационния масив по определени критерии за справки.
(3) Изпълнителният директор на Агенцията по вписванията информира своевременно Нотариалната камара за лицата, които имат право на достъп до информационната система на НК, включително в случаите, когато на съответните лица са предоставени нови електронни подписи или са им прекратени правомощията.
(4) Когато лице по чл. 2б от Наредбата загуби качеството си на длъжностно лице, Агенцията по вписванията уведомява Нотариалната камара за горното обстоятелство в рамките на съответния работен ден.
(5) В случаите на ал. 4 за лицето по чл. 2б от Наредбата се преустановява правото на достъп до информационната система.
Чл. 6
Нотариалната камара предоставя достъп до извлечения на следните документи, за които по силата на закон се изисква нотариално удостоверяване на подпис и до сканирани образи на документи с нотариално удостоверяване на подписите и съдържанието, извършени едновременно::
1. чл. 15, ал. 1, изр. 1 от Търговския закон (ТЗ) – договор за прехвърляне на предприятие;
2. чл. 17, ал. 3 ТЗ – съгласие с образец от подписа на лицето, представляващо клона на търговеца;
3. чл. 21, ал. 1 ТЗ – пълномощно за прокура;
4. чл. 73, ал. 1 ТЗ – писмено съгласие на вносителя на апортна вноска в капиталово търговско дружество;
5. чл. 78 ТЗ – договор за учредяване на събирателно дружество;
6. чл. 100 ТЗ – дружествен договор на командитно дружество;
7. чл. 114, ал. 2 ТЗ – пълномощно за представляване на съдружник в дружество с ограничена отговорност (ООД);
8. чл. 129, ал. 2 ТЗ – договор за прехвърляне на дружествен дял;
9. чл. 137, ал. 1, т. 2, 4 и т. 5, предложение първо и т. 7 ТЗ – решения на общото събрание, съответно решения на едноличния собственик на капитала;
10. чл. 141, ал. 3 ТЗ – съгласие с образец от подписа на управител на ООД;
11. чл. 163, ал. 1 ТЗ – пълномощно за представляване на учредител в АД;
12. чл. 232, ал. 4 ТЗ – констативен протокол по чл. 593 ГПК при провеждане на заседание на общо събрание на акционерно дружество (АД);
13. чл. 234, ал. 3 ТЗ – съгласие с образец от подписите на членове на съвета на директорите, управителния съвет и надзорния съвет в АД, както и декларация, че не са налице пречките по чл. 234, ал. 2 ТЗ;
14. чл. 235, ал. 3 ТЗ – подписи на лицата, овластени да представляват акционерното дружество;
15. чл. 262е, ал. 1 ТЗ – договор за преобразуване на дружества;
16. чл. 262п, ал. 1 ТЗ – съгласие на съдружниците за преобразуване на събирателно или командитно дружество;
17. чл. 262р, ал. 3 ТЗ – съгласие на съдружник в ООД или на акционер за преобразуване на дружество, ако същият става неограничено отговорен съдружник, а не е участвал при вземане на решението;
18. чл. 263с, ал. 1 ТЗ – уведомление до дружеството от съдружник в ООД или акционер – за напускане на дружеството, в което е получил дялове и акции, в случай че съдружникът в ООД или акционерът ще бъде с променено правно положение след преобразуването и е гласувал против решението за преобразуване;
19. чл. 264а, ал. 1 ТЗ – план за преобразуване на дружество с промяна на правната форма;
20. чл. 265, ал. 3 ТЗ – решение за преобразуване на еднолично търговско дружество чрез прехвърляне на имущество върху едноличния собственик;
21. чл. 266, ал. 3 ТЗ – съгласие с образец от подписите на ликвидатори;
22. чл. 8, ал. 3 от Закона за особените залози (ЗОЗ) – съгласие на заложния кредитор за разпореждане със заложеното имущество;
23. чл. 10, ал. 3, изр. последно ЗОЗ и чл. 194, ал. 3, изр. последно ДОПК – декларация на заложния кредитор с вписан особен залог за актуалния размер на вземането;
24. чл. 14, ал. 1 ЗОЗ – съгласието на предходните заложни кредитори за вписване на следващ залог;
25. чл. 17, ал. 3 ЗОЗ – съгласието на заложен кредитор за разпореждане и повторно залагане на заложеното вземане;
26. чл. 18, ал. 2 ЗОЗ – съгласието на заложен кредитор за разпореждане и повторно залагане на заложената ценна книга;
27. чл. 19, ал. 1 от Закона за особените залози (ЗОЗ) – договорът за залог на дял от търговско дружество;
28. чл. 21, ал. 1 ЗОЗ – договорът за залог на търговско предприятие;
29. чл. 21, ал. 5 ЗОЗ – съгласие на заложен кредитор за преобразуване на залогодателя по реда на глава шестнадесета от ТЗ;
30. чл. 27, ал. 4 ЗОЗ – съгласие на залогодателя, на купувача на изплащане или на ползвателя по договор за лизинг за вписването, което се прилага към искането за вписване на обстоятелства по чл. 26, ал. 1;
31. чл. 27, ал. 5, т. 1 – 3 ЗОЗ – съгласие на заинтересованите лица при вписване на промени във вписани обстоятелства относно залог;
32. чл. 27, ал. 6 ЗОЗ – съгласие на заложния кредитор, на продавача на изплащане или на лизингодателя за заличаването на вписване.
33. чл. 32, ал. 5 ЗОЗ – съгласия на предходни заложни кредитори за вписване пристъпване към изпълнение по ЗОЗ от последващ кредитор;
34. чл. 46, ал. 4 ЗОЗ – съгласие на управителя на предприятието за назначаването му.
Чл. 7
Справките се извършват по комбинация на които и да са три от следните четири критерия: 1. регистрационен номер на нотариалното удостоверяване; 2. дата на удостоверяването; 3. номер на нотариуса, под който е вписан в регистъра на Нотариалната камара; 4. идентификатор на физическото лице, чийто подпис е нотариално удостоверен.
Чл. 8
При извършване на проверката на основание чл. 21, т. 8 от Закона за търговския регистър (ЗТР) и констатиране на липса на въведена информация относно нотариално удостоверяване на подписи или нотариално удостоверяване на подписи и съдържание, извършени едновременно, както и при несъответствие на представените документи и въведените данни за тях или сканирани образи на документи в информационната система по чл. 28б от Закона за нотариусите и нотариалната дейност, преди да предприеме действията по чл. 22, ал. 5 ЗТР, длъжностното лице по регистрацията извършва проверка в кантората на нотариуса чрез технически средства за дистанционна комуникация – по телефона или електронната поща на нотариуса. При отрицателен резултат от проверката – липса на пълно извлечение или сканиран образ на проверявания документ във функционалния модул по чл. 9а, т. 4 от Наредба № 32 от 1997 г., се предприемат действия съгласно чл. 22, ал. 5 ЗТР.
Раздел 2. Условия и ред за достъп до информационната система на Нотариалната камара от лицата по чл. 2в от Наредба № 32 от 1997 г. за служебните архиви на нотариусите и нотариалните кантори
Чл. 9
(1) Лицата по чл. 2в от Наредбата имат право на достъп до интегрирания функционален модул на информационната система, съдържащ извлечения от нотариално удостоверени пълномощни с упълномощаване за извършване на действия пред банки, във връзка с извършваната от тях дейност по занятие.
(2) За извършваните справки в информационната система по чл. 9а, т. 5 от Наредбата лицата по чл. 2в от Наредбата заплащат разходоориентирана цена за предоставяне на административната услуга, определена съгласно договор между Нотариалната камара и банките, на които се предоставя услугата.
(3) Достъпът до информационната система е пасивен и ограничен и предоставя възможност за извършване на справки за конкретен документ в информационния масив.
(4) Справките се извършват по следните три критерия: 1. регистрационен номер на нотариалното удостоверяване; 2. дата на удостоверяването; 3. номер на нотариуса, под който е вписан в регистъра на Нотариалната камара.
Чл. 10
(1) Законните представители на търговските банки предоставят на Нотариалната камара първоначален списък, съдържащ трите имена и длъжността на служителите, които извършват справки в информационната система на НК, както и банковия клон, в който същите осъществяват дейност. Списъците се актуализират ежемесечно, като в допълнение към първоначалните се отразяват следните промени: лицата, за които е отпаднало основанието за достъп до системата, и новите лица, на които е предоставен такъв, с оглед – осъществяваната от тях дейност по занятие.
(2) Когато от правомощията на служител на лице по чл. 2в от Наредбата отпадне правото му на достъп до информационната система, законните представители на съответната банка са длъжни незабавно да ограничат същия.
Чл. 11
При констатиране от страна на оторизирания банков служител, че във функционалния модул по чл. 9а, т. 5 от Наредбата липсва извлечение относно проверявания нотариално удостоверен документ, служебното лице извършва алтернативна проверка в кантората на нотариуса чрез технически средства за дистанционна комуникация – по телефона или електронната поща на нотариуса.