Наредба за реда за използване на документите от Националния архивен фонд

Чл. 1

С наредбата се определят условията и редът за използването на документите от Националния архивен фонд (НАФ), на техните копия и на научно-справочния апарат към тях.

Чл. 2

(отменен)

Документите се използват при наличието на служебни, научни, краеведски, родословни, правни, образователни, публицистични и други интереси и за защита на правата на гражданите и държавата.

Чл. 3

(1) Архивите, които съхраняват документи от НАФ съгласно чл. 6, ал. 1 от (ЗНАФ), осигуряват достъп до документите и тяхното използване в съответствие с изискванията на (ЗНАФ) и наредбата.

(2) Документи от НАФ, съдържащи класифицирана информация, се предоставят за използване при условията и по реда на Закона за защита на класифицираната информация (ЗЗКИ).

Чл. 4

(1) В съответствие с наредбата архивите по чл. 3, ал. 1 разработват правилници за реда и организацията на използването, отчитайки спецификата на архивните фондове и дейността си.

(2) Правилникът за реда и организацията на използването на архивни документи в Държавна агенция „Архиви“ (ДАА) се утвърждава от председателя на ДАА.

(3) Правилниците за реда и организацията на използването на документи от НАФ в архивите по чл. 6, ал. 1, т. 2 – 5 ЗНАФ се утвърждават от съответния ръководител след съгласуване с председателя на ДАА.

Чл. 5

Архивите не носят отговорност за начина на интерпретиране и използване от потребителите на информацията, съдържаща се в архивните документи.

Чл. 6

Потребителите носят отговорност по Закона за НАФ при установени административни нарушения на реда за използване на документите, определени с наредбата и правилниците.

Чл. 7

Достъпът до архивни документи не може да бъде ограничаван, когато те са били публикувани, създадени за обществена информация или предоставяни свободно за използване преди предаването им в архив.

Чл. 8

(1) Политически партии, юридически лица с нестопанска цел, търговски дружества и физически лица, които предават документи в архивите чрез дарение, завещание или договор, могат временно да ограничат тяхното използване.

(2) Временното ограничение се отразява в научно-справочния апарат към архивните документи.

(3) Архивните документи може по изключение да бъдат предоставяни за използване и през срока на ограничението след писмено съгласие на лицата, предали документите, или на техните правоприемници/наследници.

Чл. 9

(1) Разрешение за използване на архивни документи, които са с временен ограничен достъп по чл. 86, т. 1 - 4 от ЗНАФ, се дава от ръководителя на съответния архив при преценка на значимостта и целта на използването.

(2) Искането за разрешение се заявява в писмена форма, като се посочват основанията и целта на използването.

Чл. 10

Разрешение за използване на архивни документи с ограничен достъп по чл. 86, т. 6 и 8 ЗНАФ се дава от ръководителя на съответния архива след предоставяне на удостоверения за наследници или пълномощно от тях и по писмено искане от компетентни държавни органи.

Чл. 11

Разрешение или мотивиран отказ по чл. 9 и 10 за предоставяне на архивни документи с ограничен достъп се дава в писмена форма.

Чл. 12

Използването на архивните документи се извършва в читалните на архивите.

Чл. 13

Достъпът до читалните и вътрешният ред за работа в тях се определят с правилниците по чл. 4.

Чл. 14

(1) Искане за използване на архивни документи се прави чрез подаване на заявление по образец или в свободна форма, когато е по кореспондентски път (поща, факс, електронна поща).

(2) Заявлението съдържа трите имена, ЕГН или друг личен идентификационен номер, номер на документ за самоличност, адрес за кореспонденция, телефон, електронна поща (ако разполага с такава) и подпис на потребителя, темата с нейните хронологични граници, целта на използването, исковите данни на документите, датата на подаването му. Когато е подадено по поща, факс или по електронен път, се посочва и периодът на планираното посещение.

(3) За всяка тема и цел на използването се подава отделно заявление за всяка календарна година.

Чл. 15

(1) При издаване на документ за достъп до читалнята на архива или при подаване на заявлението за използване потребителите на архивна информация представят документ за самоличност.

(2) Потребителите на архивна информация, използващи документи за служебни цели, представят писмо от изпращащата ги организация.

Чл. 16

(1) Потребителите на архивна информация имат право:

1. да бъдат информирани за реда и организацията на работата в читалнята и за предоставяните услуги и техния ценоразпис;

2. да получават експертни консултации по състава и съдържанието на архивните фондове, научно-справочния апарат към тях и по използването на наличната техника;

3. да използват научно-справочния апарат, създаден в архива;

4. да получават информация за причините за отказ или отсрочка за предоставяне на документи и изготвяне на копия, както и за сроковете на ограниченията;

5. да обжалват писмено отказ или ограничения за предоставяне на документи и копия в съответствие с установения административен ред;

6. да използват лична справочна литература и собствени технически средства по ред, определен с правилниците по чл. 4;

7. да използват наличната техника и оборудване в читалните;

8. да се съпровождат от преводач и придружител при необходимост.

(2) За потребителите на архивна информация в неравностойно положение се обособяват специализирани читателски места.

Чл. 17

Потребителите на архивна информация са длъжни:

1. да представят документ за самоличност или читателска карта;

2. да познават и спазват правилника по чл. 4 за работа в читалнята;

3. да попълват точно въведените отчетни форми;

4. да пазят от повреда архивните документи и техните копия;

5. да не правят бележки и корекции върху документите и научно-справочния апарат;

6. да не променят вътрешния ред на документите в архивните единици, когато не са подшити;

7. да уведомяват служителя в читалнята при установяване на липси, повреди, лошо физическо състояние, промяна на реда или други нередности по предоставените им документи;

8. да не изнасят предоставените им архивни документи и научно-справочен апарат извън читалните;

9. да не предоставят архивните документи за използване на други потребители без разрешението на служителя в читалнята;

10. да спазват техническите инструкции за работа с предоставената им техника;

11. да пазят тишина, да не използват мобилни телефони, да не внасят храна и напитки и да не пречат на останалите потребители;

12. да ползват гардероба или определените места за връхни дрехи и личен багаж.

Чл. 18

(1) Оригинални документи не се предоставят за използване, ако целта на използването може да бъде постигната чрез преглеждане на техните копия или публикациите им в печатни издания, когато документите са публикувани в цялост, без съкращения.

(2) Оригинали на, особено ценни документи и на документи в риск не се предоставят.

(3) Документите по ал. 1 и 2 по изключение се предоставят за използване с разрешение на ръководителя на архива след мотивирано писмено заявление.

Чл. 19

(1) Архивните документи се предоставят на потребители след попълване на поръчка.

(2) Количеството на архивните документи в една поръчка, срокът за нейното изпълнение и продължителността на използването на предоставените документи се определят с правилниците по чл. 4.

Чл. 20

По искане на физически и юридически лица архивите извършват писмени справки и издават удостоверения, предвидени в закон.

Чл. 21

(1) Справките по заявена тема или въпрос се изпълняват след подаване на писмено заявление до съответния архив.

(2)

(3) Когато се установи, че издирваните документи или част от тях се съхраняват в друг архив, той препраща преписката по компетентност и уведомява заявителя.

Чл. 22

(1) В заявлението задължително се посочват:

1. трите имена, адрес, телефон, факс, електронна поща на физическото или юридическото лице;

2. описание на исканата информация;

3. дата на подаване и подпис.

(2) Лицето предоставя по своя преценка и други данни, факти и обстоятелства, които биха улеснили издирването на архивните документи и са от значение за пълнотата на исканата справка.

(3) Заявлението се подава на място в архива или по кореспондентски път (поща, факс, електронна поща).

Чл. 23

Справки и удостоверения се изготвят и предоставят срещу заплащане на направените разходи съгласно нормативно предвидените държавни такси и цени на услугите.

Чл. 24

Справки се подготвят за архивни документи, за които няма ограничение в достъпа.

Чл. 25

При отказ за изготвяне на справка, ако това е свързано с необосновано големи разходи, труд и време, архивът уведомява писмено заявителя.

Чл. 26

Всяко юридическо и физическо лице може да получи копия на архивни документи на хартиен, микрофилмов или цифров носител (ксерокопия, снимки, негативи, позитиви, дигитални копия и др.).

Чл. 27

Копирането се извършва от архивите или от упълномощена от тях служба/фирма.

Чл. 28

(1) Изработването на копия се извършва след подаване на писмена поръчка за копиране на документи и след заплащане по утвърдените цени на услугите.

(2) Поръчката се подава чрез попълване на образец на място в архива или в свободна форма по кореспондентски път (поща, факс, електронна поща). Тя задължително съдържа:

1. имената на заявителя;

2. целта на копирането;

3. вида на копието и технически параметри;

4. пълните искови данни на документа/документите, включително гръб на лист (ако има текст);

5. желание за заверка.

(3) При поръчка на голямо количество копия на документи се прилага списък за тях.

Чл. 29

Редът по организацията на копирането на архивни документи на различните видове носители (образец на поръчка, място на подаване и ред на придвижването й, допустим обем за една поръчка, срокове на изпълнение, заплащане и др.) се определя с правилниците по чл. 4.

Чл. 30

(1) Копиране е възможно, когато:

1. няма ограничение в достъпа до архивните документи и са налице съответните разрешения съгласно раздел III;

2. се отнася за архивни документи, чието физическо състояние позволява репродуциране;

3. техническите възможности на архивите, съхраняващи документите, позволяват това.

(2) Дигитални копия на документи се предоставят с технически параметри, определени с правилниците по чл. 4.

(3) Дигитални копия извън посочените параметри се изготвят при наличието на технически възможности.

Чл. 31

Копиране на цял/цели фонд/фондове, на особено ценни документи, на документи, за които е необходимо разшиване на архивната единица или реставрация и консервация, се извършва след писмено разрешение от ръководителя на архива.

Чл. 32

(1) Подходящият вид копиране на увредени и/или застрашени при копирането документи се определя от архива.

(2) При наличието на копие на документи по ал. 1, чрез което целта на използването е възможно да бъде постигната, изработването на копие на друг носител може да бъде отказано.

Чл. 33

Копирането на документи от потребителите с фотоапарати и скенери се извършва при условия и по ред, определени с правилниците по чл. 4.

Чл. 34

(отменен)

(1) В изключителни случаи и при липса на технически възможности в архивите се допуска репродуциране с технически средства на потребителите.

(2) Репродуциране с технически средства на потребителите (фотоапарати, видеокамери, скенери и др.) се извършва само след разрешение на ръководителя на архива в помещение на архива и под контрола на служител.

(3) Използването на фотоапарат със светкавица и мобилен телефон е строго забранено.

Чл. 35

(1) Архивите своевременно информират потребителите за размера на заплащането, срока за изработване на поръчката, наличието на обстоятелства по чл. 30, 31 и 32 или за други временни обстоятелства.

(2) Цените на видовете копирни услуги се поставят на информационните табла и се публикуват на интернет страниците на архивите.

(3) Архивите информират писмено потребителите за условията по ал. 1, когато заявката е подадена по кореспондентски път.

(4) Потребителят потвърждава приемането на условията по ал. 1 чрез писмено известие, когато заявката е по кореспондентски път, или чрез полагане на подпис върху поръчката.

Чл. 36

Срокът за изработване на копията започва да тече от датата на заплащането на поръчката.

Чл. 37

(1) Заверени копия на хартиен носител се предоставят след писмено искане на потребителя, посочено в поръчката за копиране.

(2) Заверката се извършва срещу заплащане по определените държавни такси.

(3) Със заверката се удостоверява верността с архивния документ, като се посочват неговите пълни искови данни.

(4) Заверката се извършва с поставянето на щемпел, който освен данните по ал. 3 съдържа дата, подпис на длъжностно лице, подпис на ръководителя и печат на архива. Заверката се поставя на гърба на всеки лист, ако документът е повече от една страница.

Чл. 38

(1) Придобитите копия се използват само за заявената цел.

(2) Предоставянето за използване на копия по ал. 1 на трети лица за публично разпространение се извършва с разрешение на архива.

Чл. 39

(1) За публикуването на документи от НАФ, експонирането им в изложби, създаването на филми, радио- и телевизионни предавания и др. потребителят е длъжен да информира архива.

(2) За публикуването на изображения на документи на хартиен или електронен носител (факсимилета, дигитални образи и др.), включително в интернет, се изисква разрешение на ръководителя на архива.

(3) Формата и целта на използване по ал. 1 и 2 се посочват в заявлението по чл. 14.

Чл. 40

При публикуване и популяризиране на документи от НАФ по чл. 39 потребителят е длъжен:

1. да посочва пълните искови данни на документите, използвани в публикации и изложби, а при филми, радио- и телевизионни предавания и др. – само наименованието на съответния архив, съхраняващ документите;

2. да предоставя на архива:

Чл. 41

Използването на документи по чл. 39 се заплаща в зависимост от формата и целта на използването, вида на изданието, продължителността на публикациите в интернет съгласно действащите цени на услугите.

Чл. 42

(1) При използване на документи от НАФ за създаване на публикации в интернет от потребителя се изисква осигуряване на защита от нерегламентирано копиране, разпространение и злоупотреби.

(2) За публикуване в интернет архивите предоставят дигитални копия на документи с технически параметри съгласно правилниците по чл. 4 и утвърдените цени на услугите.

(3) След изтичането на срока за публикация на документи в интернет правото за това се подновява по установения в чл. 39 и 41 ред.

Чл. 43

При използването на документи по чл. 39 се съблюдават правата на личността, авторското право, интересите на трети лица и защитата на личните данни съгласно българското законодателство.

§ 1

По смисъла на наредбата “Искови данни” е съкратено означение на данни за принадлежността на документа към определен архивен комплекс (архив, фонд, опис или други регистрационни данни), което служи за тяхното намиране.

§ 2

Наредбата се приема на основание чл. 91 от Закона за Националния архивен фонд.

§ 3

В тримесечен срок от влизането в сила на наредбата ръководителят на съответния архив утвърждава правилник по чл. 4.

§ 4

Указания по прилагането на наредбата се дават от председателя на Държавна агенция “Архиви”.