Инструкция № И-6 от 20 септември 2007 г. за изразходване на средства от бюджетите по национално съфинансиране по туининг проекти

Чл. 1

С тази инструкция се определят редът и начинът за изразходване на средствата от национално съфинансиране, заложени в туининг договорите, по които дирекция “Централно звено за финансиране и договаряне” (ЦЗФД) е Изпълнителна агенция (ИА)/Административен офис (АО).

Чл. 2

За целите на инструкцията се въвеждат два типа разходи: възстановими и преки.

Чл. 3

(1) Възстановими са разходите, които се извършват първоначално от бенефициента по конкретния туининг договор и се възстановяват от ЦЗФД. Те биват:

1. разходи за пътни (с изключение на нает организиран транспорт), дневни и квартирни пари за командированите български експерти при осъществяване на дейности в страната;

2. разходи за логистика - заплащане на кафе-паузи, наем зала, наем техническо оборудване, работни материали и др.;

3. телефонни разходи на постоянния туининг съветник и неговия асистент;

4. разходи за издаване на визи при командировки в чужбина.

(2) Централното звено за финансиране и договаряне възстановява средства само на централната администрация на бенефициента, но не и на неговите териториални поделения.

Чл. 4

(1) Преки са разходите, извършени от ЦЗФД към доставчици на стоки и услуги, за нуждите на бенефициента, за които държавният съкровищник/ръководителят програма Фар и/или директорът на ЦЗФД/упълномощен ръководител програма Фар е възложител по смисъла на Закона за обществените поръчки (ЗОП) в следните случаи:

1. пътни разходи до друга страна - членка на ЕС (самолет, влак, автобус, медицински застраховки);

2. наемане на организиран транспорт;

3. закупуване на канцеларски материали и консумативи;

4. закупуване на мебели, компютърно и друго офис оборудване.

(2) Бенефициентите могат да представят в дирекция ЦЗФД писма-искане за закупуване на офис консумативи, офис обзавеждане и офис оборудване най-късно до 45 дни преди датата на приключване на проекта.

(3) За да бъдат възстановени/извършени разходи, трябва да има заложено в бюджета по национално съфинансиране перо, по което да има достатъчно средства за покриване на разходите.

(4) Всяка нанесена корекция върху разходооправдателен документ се удостоверява с подпис на овластения.

(5) Централното звено за финансиране и договаряне има правото да изисква допълнителна информация/документи, преди да извърши конкретно плащане.

Чл. 5

(1) Ръководителят на проекта (РП) може да делегира правата си за подписване на документи, свързани с националното съфинансиране, на друго лице. Това упълномощаване не освобождава по никакъв начин ръководителя на проекта от отговорност за изпълнението на проекта.

(2) В този случай на ЦЗФД се предоставя писмо от ръководителя на проекта, адресирано до директора на ЦЗФД, Министерство на финансите, по образец на ЦЗФД съгласно приложение № 1.

Чл. 6

(1) За да бъде стартирана процедура по възстановяване на разходи за командировки и/или логистика, бенефициентът предоставя в ЦЗФД следните документи:

1. писмо-искане с изходящ номер и печат на съответната администрация, адресирано до директора на дирекция ЦЗФД, Министерство на финансите, в което се съдържа най-малко информация за:

2. копие на страницата с бюджета от договора, където са предвидени средствата за съответния разход, който следва да бъде възстановен, вкл. промени (допълнителни споразумения, писма за промяна и/или писма-одобрения за реалокиране на средства), ако има такива;

3. копие на страницата от договора, на която фигурира дейността, по която е направен разходът, вкл. промени (допълнителни споразумения и/или писма за промяна), ако има такива;

4. копие на вътрешната ведомствена заповед, удостоверяваща максималния лимит за нощувки, заверено от ръководителя на проекта (РП);

5. оригинални индивидуални командировъчни заповеди (ИКЗ) за всеки експерт, съдържащи:

(2) Необходими документи за възстановяване на ползван:

1. обществен транспорт - оригинални билети;

2. собствен транспорт (лично МПС):

3. ведомствен транспорт:

4. нает организиран транспорт - съгласно глава трета, раздел II.

(3) Необходими документи за възстановяване на нощувки - оригинални фактури, прикрепени към съответните индивидуални командировъчни заповеди, съдържащи информация за датите и броя на нощувките. При издадена обща фактура за повече от един участник тя следва да бъде заверена на гърба от ръководителя на проекта, като се изписват проектът и дейността, по която е извършен разходът - към нея трябва да бъде приложен издаден, подписан и подпечатан от хотела/почивната база и др. списък с имена на нощувалите, дати, брой нощувки и единична цена.

(4) Необходими документи за възстановяване на логистика (наем зала, наем оборудване, кафе-паузи, работни материали и др.) - оригинални фактури, заверени на гърба от ръководителя на проекта, като се изписват проектът и дейността, по която е извършен разходът. В текстовата част на фактурата следва да се включват подробности за фактурираните стоки и услуги, както и тяхното количество и единични цени. В случаите, когато тези фактури са предоставени самостоятелно за възстановяване, те следва да бъдат придружени от писмо-искане по чл. 6, ал. 1, т. 1, копие на страницата с бюджета от договора по чл. 6, ал. 1, т. 2 и копие на страницата от договора по чл. 6, ал. 1, т. 3. Кафе-паузата може да включва кафе, чай, мляко, сметана, безалкохолни напитки и минерална вода.

Чл. 7

(1) Разходите за телефонни услуги, ползвани от постоянния туининг съветник и неговия асистент, се възстановяват от ЦЗФД въз основа на следните документи:

1. писмо-искане с изходящ номер и печат на съответната администрация, адресирано до директора на дирекция ЦЗФД в Министерството на финансите, в което се съдържа най-малко информация за:

2. копие на фактурата от доставчика, заверено с гриф “Вярно с оригинала”, подпис и име на длъжностно лице, оторизирано да заверява документи или разпечатка от вътрешноведомствената централа; приложеният документ следва да е заверен и от РП.

(2) В рамките на календарен месец се съблюдава общ месечен лимит до 300 лв. с начислен ДДС за предоставените до три стационарни поста на постоянния туининг съветник и неговия асистент (два броя стационарни телефонни поста и факс).

Чл. 8

(1) За осигуряване на транспорт до друга страна - членка на ЕС, ЦЗФД стартира процедура по реда на Закона за обществените поръчки след представяне от бенефициента на следните документи:

1. писмо-искане с изходящ номер и печат на съответната администрация, подписано и от ръководителя на проекта, адресирано до директора на дирекция ЦЗФД, Министерство на финансите, в което се съдържа най-малко информация за:

2. копие на страницата с бюджета от договора, където са предвидени средствата за съответния разход, който следва да бъде възстановен, вкл. промени (допълнителни споразумения, писма за промяна и/или писма-одобрения за реалокиране на средства), ако има такива;

3. копие на страницата от договора, на която фигурира дейността, по която е направен разходът, вкл. промени (допълнителни споразумения и/или писма за промяна), ако има такива;

4. оригинална заповед за командироване по образец на ЦЗФД, подписана и от ръководителя на проекта, съгласно приложение № 2;

5. списък на командированите лица, съдържащ:

(2) Изискваните документи за организиране на пътуване в страна - членка на ЕС, следва да бъдат предоставени в ЦЗФД най-малко три седмици преди датата на заминаване.

(3) При получаването на самолетните билети представител на бенефициента попълва декларация по образец на ЦЗФД съгласно приложение № 3 за получаване на билетите и издадените към тях медицински застраховки.

(4) Оригиналните самолетни билети заедно с всички бордови карти и медицински застраховки следва да бъдат предоставени в ЦЗФД в тридневен срок след завръщането на експертите в България заедно с придружително писмо от ръководителя на проекта, в което трябва да са описани:

1. броят на върнатите билети, бордови карти и медицински застраховки;

2. туининг проект (номер и наименование), във връзка с който е извършено пътуването;

3. дестинация и период на пътуването.

Чл. 9

(1) При пътуване в страната българските експерти ползват обществен, собствен или ведомствен транспорт. Наемане на организиран транспорт от ЦЗФД се допуска само в случаи, когато изброените видове транспорт не са налични или не са подходящи за съответния маршрут, и след предоставяне на:

1. писмо-искане с изходящ номер и печат на съответната администрация, подписано и от ръководителя на проекта, адресирано до директора на дирекция ЦЗФД, Министерство на финансите, в което се съдържа най-малко информация за:

2. копие на страницата с бюджета от договора, където са предвидени средствата за съответния разход, който следва да бъде възстановен, вкл. промени (допълнителни споразумения, писма за промяна и/или писма-одобрения за реалокиране на средства), ако има такива;

3. копие на страницата от договора, на която фигурира дейността, по която е направен разходът, вкл. промени (допълнителни споразумения и/или писма за промяна), ако има такива.

(2) Изискваните документи за наемане на организиран транспорт следва да бъдат предоставени в ЦЗФД най-малко две седмици преди датата на заминаване.

(3) В дирекция ЦЗФД се представя констативен протокол за удостоверяване на извършен нает транспорт, подписан от лицето, отговорно за услугата от страна на бенефициента, ръководителя на проекта и доставчика.

Чл. 10

(1) Дирекция ЦЗФД стартира процедура по реда на Закона за обществените поръчки за закупуване на канцеларски материали и консумативи след представяне от бенефициента на следните документи:

1. писмо-искане с изходящ номер и печат на съответната администрация, подписано и от ръководителя на проекта, адресирано до директора на дирекция ЦЗФД, Министерство на финансите, в което се съдържа най-малко информация за:

2. списък на необходимите материали и съответните количества;

3. копие на страницата с бюджета от договора, където са предвидени средствата за съответния разход, който следва да бъде възстановен, вкл. промени (допълнителни споразумения, писма за промяна и/или писма-одобрения за реалокиране на средства), ако има такива.

(2) При получаване на канцеларски материали и консумативи се подписва приемо-предавателен протокол от лицето, отговорно за доставката, ръководителя на проекта и доставчика.

Чл. 11

(1) Централното звено за финансиране и договаряне провежда процедура за закупуване на мебели, компютърно и друго офис оборудване за работните места на постоянния туининг съветник и неговия асистент, за стартирането на която са необходими следните документи:

1. писмо-искане с изходящ номер и печат на съответната администрация, подписано и от ръководителя на проекта, адресирано до директора на дирекция ЦЗФД, Министерство на финансите, в което се съдържа най-малко информация за:

2. списък на оборудването и съответните количества;

3. технически спецификации;

4. копие на страницата с бюджета от договора, където са предвидени средствата за съответния разход, който следва да бъде възстановен, включително промени (допълнителни споразумения, писма за промяна и/или писма-одобрения за реалокиране на средства), ако има такива.

(2) Централното звено за финансиране и договаряне стартира отделни малки обществени поръчки за мебели, съответно компютърно и друго офис оборудване, за които бенефициентът предоставя отделни искания.

(3) Техническите спецификации трябва да дават възможност за равен достъп на кандидатите за участие в процедурата и да не създават необосновани пречки пред конкуренцията. Те не трябва да определят характеристиките на исканите мебели, съответно компютърно и друго офис оборудване, чрез посочване на конкретен модел, източник, търговска марка, тип, произход, производство и др.

(4) При получаване на мебели, компютърно и друго офис оборудване се подписва приемо-предавателен протокол от лицето, отговорно за доставката, ръководителя на проекта и доставчика.

(5) Бенефициентът е длъжен да заприходи получените активи в седемдневен срок от получаване на уведомително писмо от ЦЗФД.

(6) Гаранционните карти на доставените мебели, компютърно и друго офис оборудване се предоставят от доставчика на бенефициента за съхранение.

§ 1

Инструкцията се издава на основание § 3 от заключителните разпоредби на Постановление № 193 на Министерския съвет от 2007 г. за определяне на условията и реда за сключване, финансиране и изпълнение на туининг проекти (ДВ, бр. 68 от 2007 г.).

§ 2

Инструкцията влиза в сила от датата на обнародването й в “Държавен вестник”. Министър: Пл. Орешарски Приложение № 1към чл. 5, ал. 2 Образец на писмо за упълномощаване от ръководителя на проекта на лице за подписване на документи До Директора на Дирекция ЦЗФД Министерство на финансите Относно: Упълномощаване на лице за подписване на документи, свързани с усвояване на средства от националното съфинансиране по туининг проект ............................ (номер и наименование) Уважаеми г-н Директор, Долуподписаният/-ата ............................................ .......................................................... (трите имена), с лична карта № .........................., издадена на ......................... от ............................, в качеството си на ръководител на туининг проект .............................. (номер и наименование) упълномощавам ..................................................... (трите имена на упълномощеното лице), с лична карта № ..............., издадена на ........................... от ................................, .......................................... (длъжност на упълномощеното лице) в ........................................ (ведомство), да подписва от мое име документи, свързани с усвояване на средства от националното съфинансиране по туининг проект ........................ (номер и наименование), считано от .................... (начална дата) до ..................... (крайна дата). Това упълномощаване не ме освобождава по никакъв начин от отговорност за изпълнението на проекта, каквато ми е вменена в качеството на ръководител на проект. Упълномощен: ................ Ръководител на проекта:.......................... Дата: .............................. Дата: .............................. Приложение № 2към чл. 8, ал. 1, т. 4 Образец на заповед за командировка, който да бъде използван при командироване в чужбина по проекти, за които дирекция “Централно звено за финансиране и договаряне” в Министерство на финансите е Изпълнителна агенция Заповедта следва да бъде изготвена на официална бланка на ведомството. З А П О В Е Д № София, .................200 ... г. На основание чл. ............. (посочва се точно основанието) от Наредбата за служебните командировки и специализации в чужбина, приета с Постановление № 115 на Министерския съвет от 2004 г. (обн., ДВ, бр. 50 от 2004 г.; доп., бр. 80 от 2004 г.; изм. и доп., бр. 86 от 2004 г.; доп., бр. 36 от 2005 г.; изм., бр. 96 от 2005 г.; доп., бр. 2 от 2006 г. и бр. 23 от 2007 г.), Н А Р Е Ж Д А М:

1. Командировам .................................................... ......................................... (трите имена на командирования) - ....................................... (да се посочи заеманата длъжност, дирекция и ведомство), в ............................ (да се посочи мястото, където се командирова лицето, както и градът и държавата), за срок от ................................. (словом) дни, считано от .................... (да се посочи датата, от която се командирова лицето), със задача - ..................... (точно да се опише задачата, с която се командирова лицето - участие в семинар, обучение или др.) по туининг проект .................... (да се посочи номерът и името на проекта, както и номерът и описанието на дейността по туининг договора).

2. Пътуването да се извърши със ...................... (самолет, влак или др.).

3. Пътните разходи, както и тези по извършването на медицинска застраховка по командироването на лицето да се изплатят от дирекция “Централно звено за финансиране и договаряне” в МФ, от средствата за национално съфинансиране на туининг проект ........................... (да се посочи номерът и името на проекта).

4. Дневните и квартирните разходи са за сметка на .............................. (да се посочи кой поема тези разходи - ведомството, приемащата страна). Задължавам командирования в 14-дневен срок след завръщането си да представи финансов отчет и писмен доклад за извършената работа. Командировката е съгласувана с приемащата страна. Подпис: (име на ръководителя на ведомството)

1-dup. ...................... Заповедта следва да бъде парафирана от ръководителя на проекта. Приложение № 3към чл. 8, ал. 3 Д Е К Л А Р А Ц И Я Аз, долуподписаният/ата, ____________________________ _________________________________________________________________ с л.к. № ____________________ , изд. на ____________________ от ______________________________________________________________ получих самолетни билети за пътуване до: _________________________________________________________________ за периода: __________________________________ с номера: _____________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________________________ ____________________________________________________________________________________________________________________ и приложените към тях медицински застраховки, с номера: _____________________________________________________________________________________________________________________ _____________________________________________________________________________________________________________________ Декларирам, че в случай на възпрепятстване за пътуване на човек от групата ще уведомя своевременно туроператорската агенция, осигурила билетите за посоченото пътуване, и ЦЗФД, за да се предприемат необходимите действия по анулирането на съответния билет. При невъзможност за своевременно уведомяване ще представя на ЦЗФД отчет за причините, провалили пътуването на лицето, заверен от ръководителя на проекта, заедно с оригиналите на всички самолетни билети, бордови карти и медицински застраховки. Декларирам, че в тридневен срок, считано от датата на завръщане на групата по горепосоченото пътуване, ще предоставя оригиналите на всички самолетни билети, бордови карти и медицински застраховки на ЦЗФД - Министерство на финансите, стая _________. Дата: Подпис: ....................