Наредба за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции, Наредба за реда за използване на документите от Националния архивен фонд и Наредба за условията и реда за водене на Регистър на Националния архивен фонд

Чл. 1

С наредбата се определя редът за:

1. организирането, съхраняването и използването на документи на хартиен носител и аналогови аудио-визуални документи в учрежденските архиви на държавните и общинските институции по смисъла на § 1, т. 11 от допълнителната разпоредба на Закона за Националния архивен фонд (ЗНАФ), наричани по-нататък “организациите”;

2. експертизата, обработването и предаването в държавните архиви на документите на хартиен носител и аналогови аудио-визуални документи - обект на Националния архивен фонд, след изтичане на сроковете по чл. 46 ЗНАФ;

3. осъществяването на методическо ръководство и контрол от страна на Държавна агенция “Архиви” за изпълнение на дейностите по т. 1 и 2.

С наредбата се определят обстоятелствата, които се вписват в Регистъра на Националния архивен фонд, наричан по-нататък “регистъра”, редът за вписване и поддържане, както и за достъп до информацията в него.

Чл. 2

(отменен)

Ръководителите на организациите отговарят за изпълнението на дейностите по чл. 1, т. 1 и 2.

Целите на регистъра са да централизира информацията за съществуващите ценни документи в страната и извън нея, да подпомага опазването и съхраняването им и да разшири възможностите за тяхното използване.

Чл. 3

За осъществяване на дейностите по чл. 1, т. 1 и 2 ръководителите на организациите създават учрежденски архиви и постоянно действащи експертни комисии, наричани по-нататък “експертните комисии”.

Регистърът е публичен и достъпът до него се осъществява чрез страницата на Държавна агенция “Архиви” (ДАА) в интернет.

Чл. 4

(1) В съответствие с наредбата архивите по чл. 3, ал. 1 разработват правилници за реда и организацията на използването, отчитайки спецификата на архивните фондове и дейността си.

(2) Правилникът за реда и организацията на използването на архивни документи в Държавна агенция „Архиви“ (ДАА) се утвърждава от председателя на ДАА.

(3) Правилниците за реда и организацията на използването на документи от НАФ в архивите по чл. 6, ал. 1, т. 2 – 5 ЗНАФ се утвърждават от съответния ръководител след съгласуване с председателя на ДАА.

(1) В регистъра се въвеждат данни за състава и съдържанието на архивни документи на юридически и физически лица, вида на техния носител, мястото на съхраняването им, достъпа до тях и техния собственик.

(2) Вписването на данни за архивните документи не води до промяна на собствеността и мястото им на съхранение.

(3) На вписване подлежат данни за предвидените в наредбата обстоятелства и промените в тях.

(4) Данни за документи - носители на класифицирана информация, не подлежат на вписване.

Чл. 5

(отменен)

Наредбата не се прилага за организацията на административната дейност при работа с документи на хартиен носител, която се урежда с Наредба за вътрешния оборот на електронни документи и документи на хартиен носител в администрациите, приета с Постановление № 101 на Министерския съвет от 2008 г. (ДВ, бр. 48 от 2008 г.).

1. предприема мерки за сигурност и оперативна съвместимост в съответствие с общоприетите в международната практика стандарти, които осигуряват целостта на данните и връзката с други информационни обекти;

2. осигурява условия за постоянен достъп до публичните данни в регистъра и гарантира защитата на личните и други данни за физическите и юридическите лица, както и защитата на данните за местосъхранението на документите им;

3. осигурява безсрочно съхраняване на данните в регистъра;

4. осигурява адаптирането на регистъра при промени в нормативните актове, регулиращи функционирането му;

5. води регистъра чрез длъжностни лица, определени със заповед на председателя на ДАА.

(1) Държавна агенция “Архиви” разработва и води регистъра като централизирана база данни, като:

(2) Субектите по чл. 7, ал. 1 и чл. 8, ал. 1 получават партида с партиден номер, където извършват вписванията.

(3) При промяна на наименованието и/или статута на субектите по ал. 2 партидният номер не се променя.

(4) Субектите по чл. 7, ал. 1 получават идентификационен номер за всяко вписване в партидата си.

(5) Субектите по чл. 8, ал. 1 получават идентификационен номер за всяко вписване в партидата си съгласно условията на чл. 8, ал. 2 - 5.

Чл. 6

Наредбата не се отнася за документи, създадени в електронен формат.

Архивите от системата на ДАА се включват в регистъра служебно.

Чл. 7

Достъпът до архивни документи не може да бъде ограничаван, когато те са били публикувани, създадени за обществена информация или предоставяни свободно за използване преди предаването им в архив.

(1) Държавните архиви по чл. 13 - 19, както и държавните и общинските музеи и библиотеки подават заявление за включване в регистъра по образец съгласно приложение № 1 и привеждат в готовност данните за вписване съгласно ал. 5, но не по-късно от 6 месеца от датата на подаване на заявлението.

(2) Ръководителите на институциите по ал. 1 определят със заповед длъжностни лица, които извършват вписванията.

(3) Копие от заповедта по ал. 2 се изпраща в ДАА в 7-дневен срок от датата на издаването й.

(4) Лицата по ал. 2 отговарят за достоверността и актуалността на вписаните данни.

(5) Субектите по ал. 1 вписват данни за притежаваните и/или съхраняваните от тях ценни документи, които не са създадени в резултат от дейността им и не подлежат на предаване в архивите от системата на ДАА.

(6) Вписаните данни за документите се актуализират до 31 март на всяка календарна година.

(7) При настъпила промяна във вписаните данни по чл. 11, т. 1 актуализацията се извършва до един месец от датата на промяната.

Чл. 8

Експертната комисия е помощен орган към ръководителя на организацията за осъществяване на работата с документите в съответствие със ЗНАФ.

(1) Частните архиви, юридическите лица с нестопанска цел, търговските дружества, политическите партии, културните, религиозните и други публични институции и физическите лица на територията на Република България и извън нея подават заявление за включване в регистъра по образец съгласно приложение № 2, съпроводено с опис на предложените за вписване документи.

(2) Архивите в системата на ДАА извършват експертиза на ценността на предложените за вписване документи и уведомяват субектите по ал. 1 за резултатите от експертизата в срок до 3 месеца от датата на подаване на заявлението.

(3) Субектите по ал. 1 въвеждат данните за документите, одобрени след експертизата, в срок до 6 месеца от датата на уведомлението.

(4) При всяко ново вписване в партидата субектите по ал. 1 подават заявление по образец съгласно приложение № 3, съпроводено с опис на предложените за вписване документи.

(5) При настъпила промяна във вписаните данни по чл. 11, т. 1 - 2 актуализацията се извършва до един месец от датата на промяната.

(6) Субектите по ал. 1 отговарят за достоверността и актуалността на въведените данни.

Чл. 9

(1) Съставът на експертната комисия се определя със заповед на ръководителя на организацията.

(2) За председател на експертната комисия се определя заместник-ръководителят на организацията или друго длъжностно лице, отговарящо за работата с документите в организацията.

(3) Броят на членовете на експертната комисия не може да бъде по-малък от трима души.

(4) В експертната комисия се включват ръководители на структурни звена, завеждащият учрежденския архив, ръководителят на деловодството и/или деловодителят.

(5)

(6) Решенията на експертната комисия се вземат с обикновено мнозинство от присъстващите членове и се оформят с протоколи. Протоколите се заверяват с техните подписи и се одобряват от ръководителя на организацията.

(7) За организациите, за които създаването, съхраняването и използването на научно-технически документи (НТД) е основна дейност, се създава отделна експертна комисия.

(1) Партида от регистъра се заличава след подаване на мотивирано заявление по съответния образец съгласно приложение № 4 или приложение № 5.

(2) Субектите по чл. 7, ал. 1 посочват в съответното заявление за заличаване на партидата и правоприемника на вписаните в регистъра документи.

Чл. 10

Експертната комисия изпълнява следните задачи:

1. изготвя вътрешни правила за дейността на учрежденския архив, които се съгласуват с ръководителя на съответния държавен архив и се утвърждават от ръководителя на съответния организацията;

2. съставя номенклатура на делата и/или списък на видовете документи със срокове за тяхното съхранение и изготвя предложения за актуализирането им;

3. организира внедряването на номенклатурата на делата;

4. контролира предаването на документите в учрежденския архив;

5. ежегодно проверява наличността и състоянието на документите с постоянен срок на запазване и тези със знак “ЕК” в учрежденския архив, условията на съхранение и опазване на документите в организацията; резултатите се отразяват в протокол;

6. организира и участва в експертизата по ценността на документите;

7. организира подготовката и предаването на ценните документи в съответния държавен архив;

8. изготвя актове за унищожаване на документи с изтекъл срок на съхранение.

1. когато правоприемникът на субект, заличил партидата си със заявлението по чл. 9, ал. 1, пожелае да прехвърли вписванията от заличената партида като поредни вписвания в своята партида и подаде заявление по образец съгласно приложение № 6;

2. когато субект, заличил партидата си със заявление по чл. 9, ал. 1, пожелае да я възстанови и подаде заявление по образец съгласно приложение № 7.

Заличена партида от регистъра може да бъде възстановена в случаите:

Чл. 11

Експертната комисия осъществява своята дейност под методическото ръководство и контрола на съответния държавен архив.

1. за юридически лица - наименование, код по БУЛСТАТ, адрес, електронен адрес (e-mail), телефон/факс, лице за контакти, работно време, условия за достъп и използване на документите;

2. за физически лица - име, адрес, електронен адрес (e-mail), телефон/факс, лице за контакти, условия за достъп и използване на документите.

Общите обстоятелства за вписване от субектите по чл. 7, ал. 1 и чл. 8, ал. 1 са:

Чл. 12

Ръководителят на организацията създава учрежденски архив и определя със заповед лице, изпълняващо функциите на завеждащ учрежденския архив.

Архивите от системата на ДАА вписват данни за съхраняваните от тях документи чрез Автоматизираната информационна система на архивите.

Чл. 13

Учрежденският архив има следните функции:

1. приемане на документи;

2. регистриране и съхраняване на приетите документи;

3. създаване на справочен апарат към документите;

4. предоставяне на документите за използване;

5. извършване на експертиза по ценността на документите;

6. предаване на ценните документи в съответния държавен архив.

1. обобщена характеристика/съдържание на документите според принадлежността им към масива на съответното структурно звено (отдел) на направлението - видове фондове и сбирки, основни видове документи в тях, автори, теми, дати и места на събитията, техника на създаване, езици (различни от български) и др.;

2. обем в линейни метри (л.м);

3. хронологичен обхват на документите;

4. видове носители (различни от хартиен);

5. справочници по документите;

6. описание на единичен ценен документ от масива.

Направление “Ръкописно-документално и книжовно наследство” на Народната библиотека “Св. св. Кирил и Методий” вписва следните обстоятелства:

Чл. 14

Ръководителите на организации при преобразуване на техни структури уведомяват в едномесечен срок съответния държавен архив и съгласувано с него определят условията и реда на съхраняване и опазване на документите на реорганизираните структури (поща, факс, електронна поща).

1. обобщена характеристика/съдържание на документите според организацията им по масиви (фондове - лични, институтски; сбирки и др.) - основни видове документи, автори, теми, дати и места на събитията, техника на създаване, езици (различни от български) и др.;

2. обем в л.м;

3. хронологичен обхват на документите;

4. видове носители (различни от хартиен);

5. справочници по документите;

6. описание на единичен ценен документ от масива.

Научният архив на Българската академия на науките вписва следните обстоятелства:

Чл. 15

При наличие на документи на друга организация се уведомява съответният държавен архив.

1. обобщена характеристика/съдържание на документите по масиви според локализацията (по области) на недвижимите паметници на културата - основни видове документи, автори, дати, техника на създаване и др.;

2. обем в л.м;

3. хронологичен обхват на документите;

4. видове носители (различни от хартиен);

5. справочници по документите;

6. описание на единичен ценен документ от масива.

Архивът на Националния институт за паметниците на културата вписва следните обстоятелства:

Чл. 16

(1) Потребителите на архивна информация имат право:

1. да бъдат информирани за реда и организацията на работата в читалнята и за предоставяните услуги и техния ценоразпис;

2. да получават експертни консултации по състава и съдържанието на архивните фондове, научно-справочния апарат към тях и по използването на наличната техника;

3. да използват научно-справочния апарат, създаден в архива;

4. да получават информация за причините за отказ или отсрочка за предоставяне на документи и изготвяне на копия, както и за сроковете на ограниченията;

5. да обжалват писмено отказ или ограничения за предоставяне на документи и копия в съответствие с установения административен ред;

6. да използват лична справочна литература и собствени технически средства по ред, определен с правилниците по чл. 4;

7. да използват наличната техника и оборудване в читалните;

8. да се съпровождат от преводач и придружител при необходимост.

1. обобщена характеристика/съдържание на документите по видове масиви от българския филмов фонд (игрални, анимационни, документални и научнопопулярни, кинопрегледи и хроники) - творчески колективи, жанрове, теми, дати и места на събитията и др.;

2. обем;

3. хронологичен обхват на документите;

4. видове носители;

5. справочници по документите;

6. описание на отделно заглавие.

(2) За потребителите на архивна информация в неравностойно положение се обособяват специализирани читателски места.

Българската национална филмотека вписва следните обстоятелства:

Чл. 17

Потребителите на архивна информация са длъжни:

1. да представят документ за самоличност или читателска карта;

2. да познават и спазват правилника по чл. 4 за работа в читалнята;

3. да попълват точно въведените отчетни форми;

4. да пазят от повреда архивните документи и техните копия;

5. да не правят бележки и корекции върху документите и научно-справочния апарат;

6. да не променят вътрешния ред на документите в архивните единици, когато не са подшити;

7. да уведомяват служителя в читалнята при установяване на липси, повреди, лошо физическо състояние, промяна на реда или други нередности по предоставените им документи;

8. да не изнасят предоставените им архивни документи и научно-справочен апарат извън читалните;

9. да не предоставят архивните документи за използване на други потребители без разрешението на служителя в читалнята;

10. да спазват техническите инструкции за работа с предоставената им техника;

11. да пазят тишина, да не използват мобилни телефони, да не внасят храна и напитки и да не пречат на останалите потребители;

12. да ползват гардероба или определените места за връхни дрехи и личен багаж.

1. обобщена характеристика/съдържание на документите по съществуващата организация по сектори съобразно вида на носителите - жанрове, производители, автори, езици (различни от български) и др.;

2. обем;

3. хронологичен обхват на документите;

4. видове носители;

5. справочници по документите;

6. описание на отделно заглавие.

Архивът на Българската национална телевизия вписва следните обстоятелства:

Чл. 18

(1) Приемането на делата в учрежденския архив се извършва с приемателно-предавателен протокол по образец съгласно приложение № 1, когато документите са публикувани в цялост, без съкращения.

1. обобщена характеристика/съдържание на документите според утвърдената за използване категоризация на документите (I - VI категория) - автори, теми, дати и места на събитията, езици (различни от български) и др.;

2. обем;

3. хронологичен обхват на документите;

4. видове носители;

5. справочници по документите;

6. описание на отделно заглавие.

(2) За приетите документи се изготвя приемателно-предавателен протокол, неразделна част от който е списъкът.

Архивът на Българското национално радио - “Златен фонд”, за фонодокументи вписва следните обстоятелства:

Чл. 19

(1) Форми за регистриране и отчитане на приетите дела с общоадминистративни и научно-технически документи в учрежденския архив са регистрите на постъпленията по образец съгласно приложение № 2 и списъците, с които се приемат документите в учрежденския архив по образец съгласно приложение № 1.

1. обобщена характеристика/съдържание на документите според организацията им по масиви (геодезичен фонд, картографски фонд, кадастрален фонд) - основни видове документи, автори, теми, дати и места на събитията, техника на създаване, езици (различни от български) и др.;

2. обем в л.м;

3. хронологичен обхват на документите;

4. видове носители;

5. справочници по документите;

6. описание на единичен ценен документ от масива.

(2) Регистрите се водят от длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив.

(3) Приемателно-предавателните протоколи се изготвят от предаващите структурни звена.

Държавният геодезически, картографски и кадастрален фонд (Геокартфонд) на Агенцията по геодезия, картография и кадастър вписва следните обстоятелства:

Чл. 20

За учрежденски архив ръководителят на организацията осигурява подходящи помещения за приемане, съхраняване, обработване и използване на документите.

1. обобщена характеристика/съдържание на документите според организацията им по масиви (фондове, колекции, сбирки или единични документи) - основни видове документи, автори, теми, дати и места на събитията, техника на създаване, езици (различни от български) и др.;

2. обем в л.м;

3. хронологичен обхват на документите;

4. видове носители (различни от хартиен);

5. справочници по документите;

6. описание на единичен ценен документ от масива.

Държавните и общинските музеи и библиотеки вписват следните обстоятелства:

Чл. 21

(1) Помещенията, определени за архивохранилища, трябва да отговарят на следните оптимални изисквания:

1. да са пожарообезопасени;

2. да бъдат сухи, леснопроветриви и изолирани от пряко действие на слънчеви лъчи;

3. през тях да не минават канализационни, топлопроводни и газоотоплителни пътища;

4. електрическата инсталация да е закрита; не се допуска използване на открити осветителни и отоплителни уреди;

5. пространствената подредба да осигурява лесен и удобен достъп до съхраняваните документи;

6. да е осигурено със средства за ограничаване на физическия достъп чрез надеждни заключващи системи и със средства за авариен достъп.

1. обобщена характеристика/съдържание на документите според организацията им по масиви (фондове, колекции, сбирки) и/или характеристика на единични документи - видове документи, автори, теми, дати и места на събитията, техника на създаване, езици (различни от български), особености (водни знаци, приписки, печати, орнаменти, автографи и др.) и физическо състояние на документите (обгорени, разкъсани, чупливи, с угаснал текст и др.);

2. обем в л.м;

3. хронологичен обхват на документите;

4. видове носители (различни от хартиен);

5. справочници по документите;

6. публикувани документи (при наличие на сведения).

(2)

1. за документи на хартиен носител и позитиви: температура от 16 до 18 °С и относителна влажност от 50 ± 5 на сто;

2. филмови ленти: температура от 6 до 12 °С и относителна влажност от 50 ± 5 на сто;

3. магнитни носители: температура 18 °С и относителна влажност 40 на сто.

(3) За контрол на температурно-влажностните параметри е необходимо архивохранилището да има термометър и влагомер или термохидрограф, като данните се записват ежеседмично в дневник.

(4) Архивохранилищата на учрежденските архиви се оборудват с метални стелажи или метални шкафове.

Частните архиви, юридическите лица с нестопанска цел, търговските дружества, политическите партии, културните, религиозните и други публични институции вписват следните обстоятелства:

Чл. 22

(1) В заявлението задължително се посочват:

1. трите имена, адрес, телефон, факс, електронна поща на физическото или юридическото лице;

2. описание на исканата информация;

3. дата на подаване и подпис.

1. обобщена характеристика/съдържание на документите според организацията им по масиви (колекции, сбирки) и/или характеристика на единични документи - видове документи, автори, теми, дати и места на събитията, техника на създаване, езици (различни от български), особености (водни знаци, приписки, печати, орнаменти, автографи и др.) и физическо състояние на документите (обгорени, разкъсани, чупливи, с угаснал текст) и др.;

2. обем в л.м;

3. хронологичен обхват на документите;

4. видове носители (различни от хартиен);

5. справочници по документите (картотека, опис);

6. публикувани документи (при наличие на сведения).

Физическите лица вписват следните обстоятелства:

Чл. 23

Справки и удостоверения се изготвят и предоставят срещу заплащане на направените разходи съгласно нормативно предвидените държавни такси и цени на услугите.

Чл. 24

Справки се подготвят за архивни документи, за които няма ограничение в достъпа.

Чл. 25

При отказ за изготвяне на справка, ако това е свързано с необосновано големи разходи, труд и време, архивът уведомява писмено заявителя.

Чл. 26

Аналогови аудио-визуални документи се съхраняват в кутии, като:

1. снимките се съхраняват в индивидуални пликове;

2. отделни части от филми (отделни кадри) се съхраняват в класьори;

3. микрофилмите се съхраняват навити на некорозивни метални или пластмасови ролки, поставени в кутии; проверяват се на всеки две години и при необходимост се правят копия; нестабилните (ацетатните) филми се изолират от другите и се дублират;

4. магнитни аудиоленти се съхраняват далече от магнитни полета.

Чл. 27

В помещенията, определени за архивохранилища, се съхраняват само документи.

Чл. 28

Достъп до архивохранилищата имат само длъжностните лица, отговарящи за съхраняването и използването на документите от архива, и в тяхно присъствие - лица, оторизирани да извършват контрол по опазването и съхраняването на документите.

Чл. 29

(1) Документите в учрежденския архив се използват от служителите съгласно вътрешните правила.

(2) Външни потребители използват документите след разрешение от ръководителите на организациите съгласно разпоредбите на Закона за достъп до обществената информация.

(3) Изнасянето на документи извън организациите за нуждите на специализирани държавни органи се извършва съобразно действащото законодателство и след писмено разрешение от ръководителя на организацията.

(4) За всяко изнасяне и връщане на документи извън организациите се изготвя предавателно-приемателен протокол, в който се описват документите, определя се срокът за използване и се декларира ангажиментът за връщането им в учрежденския архив.

(5) При установяване на липси и увреждания след връщането на документите в учрежденския архив се съставя протокол и писмено се уведомява ръководителят на организацията, а за документите – обект на Националния архивен фонд – съответният държавен архив.

Чл. 30

(1) За всяко посещение и използване на документите в учрежденския архив се води отчет в дневник по образец съгласно приложение № 3.

(2) Дигитални копия на документи се предоставят с технически параметри, определени с правилниците по чл. 4.

(3) Длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив, проверява състава и състоянието на документите преди и след използване.

Чл. 31

(отменен)

Длъжностното лице, отговарящо за учрежденския архив, проверява състава и състоянието на документите преди и след използване.

Чл. 32 Общи положения

(1) Подходящият вид копиране на увредени и/или застрашени при копирането документи се определя от архива.

(2) При наличието на копие на документи по ал. 1, чрез което целта на използването е възможно да бъде постигната, изработването на копие на друг носител може да бъде отказано.

Чл. 33

Копирането на документи от потребителите с фотоапарати и скенери се извършва при условия и по ред, определени с правилниците по чл. 4.

Чл. 34

(отменен)

(1) При закриване или заличаване на организация се извършва експертиза на ценността на документите при спазване разпоредбите на чл. 51 от ЗНАФ.

(2) При приватизация на организация новият собственик е задължен да организира експертиза на ценността на документите и в 6-месечен срок от датата на приватизацията да предаде ценните документи в съответния държавен архив.

(3) При преструктуриране на организация, ликвидиране с правоприемник/ци или обявяване в несъстоятелност ръководителят на организацията е длъжен съгласувано със съответния държавен архив да предприеме мерки по съхраняването на документите.

Чл. 35

Експертизата включва следните етапи:

1. текуща експертиза;

2. междинна експертиза;

3. окончателна експертиза.

Чл. 36 Текуща експертиза

Текущата експертиза включва:

1. определяне на сроковете за съхранение на документите чрез изготвяне номенклатура на делата и списък на видовете документи;

2. формиране на делата по номенклатурата и подготовката им за предаване от структурните звена в учрежденския архив.

Чл. 37

(1) Номенклатура на делата е систематичен списък на наименованията на делата, които предстои да се образуват от дейността на организацията, с посочени срокове за запазването им и обхваща всички документи.

(2) Номенклатурата се съставя и подписва от членовете на експертната комисия, одобрява се от ръководителя на организацията и се утвърждава от ръководителя на съответния държавен архив по определените държавни такси.

(3) Утвърдената номенклатура се внедрява от 1 юли на същата година или от началото на следващата календарна година.

Чл. 38

(1) Към номенклатурата на делата се изготвят класификационна схема, указание за прилагането й и списък на съкращенията.

(2) Класификационната схема е план, който определя реда на групиране на делата в раздели и подраздели според определени техни общи признаци, и може да бъде изградена на структурен, функционален или смесен принцип.

(3) В указанието за прилагане номенклатурата на делата се посочват специфичните особености, структурата, организацията на документите в делата съобразно техния носител, начините за прилагане на номенклатурата, индексацията на делата.

Чл. 39

В номенклатурата се посочват сроковете за запазване на делата в зависимост от ценността на включените в тях документи:

1. за постоянно запазване (“П”) - с историческо значение, които се използват за научни и практически цели, и за нуждите на управлението; предават се за съхраняване в държавните архиви след изтичане на срока им по чл. 46, ал. 1 от ЗНАФ и извършване на експертиза;

2. с определен срок на запазване и знак “ЕК” - в които е възможно да бъдат отложени документи, подлежащи на постоянно запазване; след изтичане на определените срокове документите подлежат на преглед от експертната комисия с цел окончателно определяне на историческото им значение;

3. за дългосрочно запазване (50, 75, 100, 130 години) - които имат дългосрочно справочно значение за функциите на организацията, за уреждане на трудово-правни и служебни отношения, имотно и гражданско състояние и др.; след изтичане на сроковете за съхраняване в организацията, посочени в закон, Държавна агенция “Архиви” определя тяхното историческо значение;

4. с кратък срок на запазване - с временно-оперативно справочно значение.

Чл. 40

При публикуване и популяризиране на документи от НАФ по чл. 39 потребителят е длъжен:

1. да посочва пълните искови данни на документите, използвани в публикации и изложби, а при филми, радио- и телевизионни предавания и др. – само наименованието на съответния архив, съхраняващ документите;

2. да предоставя на архива:

Чл. 41

Списъкът на видовете документи със срокове за съхранение обхваща цялата документация на дадена организация и е по образец съгласно приложение № 6.

Чл. 42 Междинна експертиза

(1) При използване на документи от НАФ за създаване на публикации в интернет от потребителя се изисква осигуряване на защита от нерегламентирано копиране, разпространение и злоупотреби.

(2) За публикуване в интернет архивите предоставят дигитални копия на документи с технически параметри съгласно правилниците по чл. 4 и утвърдените цени на услугите.

(3) След изтичането на срока за публикация на документи в интернет правото за това се подновява по установения в чл. 39 и 41 ред.

Чл. 43

При използването на документи по чл. 39 се съблюдават правата на личността, авторското право, интересите на трети лица и защитата на личните данни съгласно българското законодателство.

Чл. 44

(1) Неподлежащите на запазване документи се описват във:

1. акт за унищожаване на неценни документи по образец съгласно приложение № 7 след изтичане на определените срокове на съхраняване;

2. акт за унищожаване на научно-технически документи по образец съгласно приложение № 7а след изтичане на практическото им приложение.

(2) Актът за унищожаване се подписва от членовете на експертната комисия и се утвърждава от ръководителя на организацията.

(3) Екземпляр от утвърдения акт се изпраща в двумесечен срок преди унищожаването на документите за сведение в съответния държавен архив.

(4) Когато представеният акт не отговаря на образеца, съответният държавен архив го връща за корекция.

(5) В срока по ал. 3 съответният държавен архив по своя преценка може да извърши проверка на предложените за унищожаване документи.

(6) При наличие в акта на ценни документи по смисъла на ЗНАФ съответният държавен архив незабавно извършва проверка на място и изготвя констативен протокол.

(7) В случаите, когато в акта не са включени ценни документи по смисъла на ЗНАФ, съответният държавен архив приема акта за сведение и уведомява писмено организацията.

Чл. 45

Документите, заделени за постоянно запазване, се оформят в дела и се описват в работен опис на ценните общоадминистративни документи по образец съгласно приложение № 8 и в работен опис на ценните научно-технически документи по образец съгласно приложение № 9.

Чл. 46 Окончателна експертиза и обработка на документите

(1) Окончателната експертиза се извършва в учрежденския архив след изтичане на срока, посочен в чл. 46, ал. 1 от ЗНАФ, и предварително съгласуване със съответния държавен архив, когато организацията е негов фондообразувател.

(2) Фондообразувателите на държавните архиви се определят по критерии, утвърдени от председателя на Държавна агенция “Архиви”.

Чл. 47

Критерии за определяне ценността на документите са:

1. за общоадминистративните документи:

2. за научно-техническите документи:

Чл. 48

Критериите за определяне ценността на документите се прилагат в тяхната взаимовръзка.

Чл. 49

Окончателната експертиза включва:

1. полистен преглед на делата със знак “П”;

2. полистен преглед на делата със знак “ЕК”;

3. определяне на делата, неподлежащи на запазване;

4. преглед на документите с дългосрочно справочно значение;

5. определяне на научно-техническите разработки, чиято документация подлежи на предаване в държавен архив.

Чл. 50

В резултат на експертизата документите се систематизират в 3 групи:

1. документи за постоянно запазване, подлежащи на предаване в държавен архив, които образуват архивния фонд на организацията;

2. документи с дългосрочно справочно значение, чиито срокове на съхранение не са изтекли и остават в организацията;

3. документи, определени като неценни, подлежащи на унищожаване.

Чл. 51

(1) Документите за постоянно запазване, подредени по хронология, се оформят в архивни единици, на които се съставят заглавия.

(2) Заглавието за общоадминистративните документи включва вида на документите, автор, адресат, въпрос или въпроси, третирани в документите, място и време на събитието, оригиналност, техника на създаване, език, външни и други особености.

(3) Заглавието за научно-техническите документи включва наименование на разработката (обекта, изделието, технологичния процес, темата), оригиналност и език.

(4) Когато делото се състои от няколко тома, всеки том се обособява в отделна архивна единица. На архивните единици се поставя общо заглавие, включващо и поредния номер на том.

Чл. 52

На архивните единици, оформени в обем не повече от 250 листа, се извършва техническа обработка, която включва номериране, почистване от метални крепители, поставяне на заглавен лист по образец съгласно приложение № 10 и на заверителен надпис по образец съгласно приложение № 11.

Чл. 53

Резултатите от експертизата се оформят в следните документи на хартиен носител и в електронен формат:

1. за общоадминистративните документи:

2. за научно-техническите документи - инвентарни описи по образци съгласно приложения № 15, 16, 17 и 18;

3. историческа справка;

4. протокол на експертната комисия.

Чл. 54

Когато част от документите, определени за постоянно запазване, са в електронен формат, те се прехвърлят на хартиен носител със съответната заверка.

Чл. 55

(1) Инвентарният опис на документите за постоянно запазване включва заглавията на архивните единици, систематизирани по класификационна схема.

(2) Класификационната схема е план, определящ реда на групиране на архивните единици в описа, и е неразделна част от него.

Чл. 56

Инвентарният опис се състои от заглавен лист, класификационна схема, описателна част с рекапитулация.

Чл. 57

Заглавният лист съдържа:

1. наименованието на съответния държавен архив;

2. наименованието на фонда - пълното и съкратеното наименование на организацията (фондообразувател) в момента на регистриране в съответния държавен архив;

3. в хронологичен ред се изброяват всички промени в наименованията (от първото до последното) с означаване на крайните дати на всяко от тях;

4. фонд № .... (попълва се по списъка на фондовете в съответния държавен архив);

5. пореден номер на описа (дава се от съответния държавен архив);

6. начална и крайна дата на включените в описа документи;

7. брой на листовете на описателната част.

Чл. 58

В описателната част на инвентарния опис за всяка архивна единица се включва:

1. за общоадминистративни документи:

2. за научно-техническите документи:

Чл. 59

В края на инвентарния опис се прави рекапитулация на общия брой описани архивни единици, изписани с цифри и думи.

Чл. 60

(1) Историческата справка се състои от история на фондообразувателя и история на фонда.

(2) В историята на фондообразувателя се посочват:

1.

2. дата на създаване на организацията и нормативен акт, ведомствена подчиненост, предмет на дейност;

3. структура и функции на организацията;

4. промени в наименованието, функциите, структурата и подведомствената подчиненост на организацията с посочване на съответните нормативни актове;

5. обстоятелства и дата на закриване/заличаване на организацията с посочване на съответните нормативни актове.

(3) В историята на фонда се посочват:

1. сведения за историята на архивния фонд (начинът на формирането му);

2. поредността на експертизата, крайните дати и физическото състояние на документите в него;

3. сведения и причини за липсващи ценни документи.

Чл. 61

Историческа справка се съставя при всяко предаване на документи в държавен архив. При всяко последващо предаване след първоначалното се съставя Допълнение към историческата справка, като в частта “История на фондообразувателя” се отразяват само промените, настъпили в периода след последното предаване.

Чл. 62

Резултатите от експертизата се отразяват в протокол за работата на експертната комисия, в който последователно се отбелязват:

1. съставът на експертната комисия с посочване длъжността на всеки от членовете й;

2. използваните нормативни актове по време на експертизата;

3. периодът на документите, включени в съответните описи, и техният обем;

4. местонахождението на документите от справочен характер и длъжностното лице, отговарящо за тях;

5. основания за унищожаване на документите;

6. особени случаи, срещнати при експертизата, и тяхното разрешаване;

7. липсващи ценни документи и причините за това;

8. окончателните решения на експертната комисия.

Чл. 63

Подготвените от експертната комисия протокол, историческа справка и описи се представят в съответния държавен архив за методически контрол от Експертно-проверочната комисия (ЕПК).

Чл. 64

В едномесечен срок ЕПК разглежда заключенията на експертната комисия в организацията по експертизата за ценността на документите.

Чл. 65

След нанасяне на корекции в съответствие с решенията на ЕПК протоколът на експертната комисия, историческата справка и описите, изготвени в три екземпляра на хартиен носител, се подписват от членовете на експертната комисия и се одобряват от ръководителя на организацията.

Чл. 66

(1) Описите се утвърждават от ръководителя на съответния държавен архив.

(2) Два екземпляра от изготвените по чл. 65 документи се съхраняват в съответния държавен архив, приемащ документите за постоянно запазване, а един екземпляр се връща на организацията.

Чл. 67

(1) Определените за постоянно съхраняване документи се предават в съответния държавен архив с разписка за приемане/предаване в два екземпляра.

(2) Подготовката на документите, поставянето им в кутии и транспортирането им до архивохранилище на съответния държавен архив се извършват от организацията за нейна сметка.

Чл. 68

Държавните архиви осъществяват контрол и методическо ръководство по организирането, съхраняването и опазването на документите в държавните и общинските институции, по експертизата на ценността на документите в учрежденските архиви и подготовката за предаването им за постоянно запазване.

Чл. 69

Разпорежданията и указанията на държавните архиви по отношение на документите - обект на Националния архивен фонд, са задължителни за всички държавни и общински институции по смисъла на § 1, т. 11 от допълнителната разпоредба на ЗНАФ.

Чл. 70

(1) Превантивният, текущият и последващият контрол се осъществява от държавните архиви чрез планови (основни и контролни) и инцидентни / извънредни проверки.

(2) При основните проверки се осъществява контрол по изпълнението на задълженията, произтичащи от ЗНАФ и от наредбата, и при необходимост се дават предписания със срокове за тяхното изпълнение.

(3) При контролните проверки се извършва контрол по изпълнението на предписанията от основните проверки. Допуска се извършването на втора контролна проверка в рамките на същата година за контрол по изпълнението на новите предписания.

(4) Извънредни проверки се извършват при структурни промени, при възникнали условия за изгубване, унищожаване или увреждане на документи в дадена организация.

(5) Инцидентните проверки се извършват при аварийни ситуации, бедствия, пожари, наводнения и по сигнал за установяване на унищожаване или увреждане на документи в дадена организация.

Чл. 71

Ръководителят на организацията може да поиска проверка от страна на съответния държавен архив.

Чл. 72

Резултатите от проверките се отразяват в протоколи, и се обсъждат от представителя на съответния държавен архив и членовете на експертната комисия в присъствието на ръководителя на организацията.

Чл. 73

Методическото ръководство се осъществява чрез:

1. инструктажи на членовете на експертната комисия;

2. консултации при разработването на вътрешни правила за организацията и дейността на учрежденския архив;

3. консултации при създаването и организирането на учрежденски архив;

4. консултации при разработването и внедряването на номенклатури на делата и списъци на видовете документи със срокове за тяхното съхраняване;

5. експертна помощ при експертизата на ценността на документите, съставянето и оформянето на описите и актовете за унищожаване на документи.

Чл. 74

Държавните архиви организират обучение за работещите в учрежденските архиви и за членовете на експертните комисии.

Приложение 1 Приложение № 1 към чл. 18, ал. 1 *СПИСЪК № НА ПРИЕТИТЕ ДОКУМЕНТИ В УЧРЕЖДЕНСКИЯ АРХИВ ОТ

................................................................... (дирекция) ................................................................... (отдел, сектор, звено) № по Индекс по Наименование Брой Година Срок за Забележка ред номенкла- на делото папки съхранение турата 1 2 3 4 5 6 7 ВСИЧКО: .................... (......................................) брой папки. (цифром) (словом) Дата: ........................................ Предал: ........................................ (име и длъжност) Дата........................................ Приел: .......................................... (име и длъжност) *За всяка година номерата на списъците започват от № 1.

Приложение 2 Приложение № 2 към чл. 19, ал. 1 РЕГИСТЪР НА ПОСТЪПЛЕНИЯТА

№ по Дата на Списък №, Брой Дирекция, Брой дела със срок Подпис на ред завеждане година папки отдел “П”/знак “ЕК” завеждащия 1 2 3 4 5 6 7

Приложение 3 Приложение № 3 към чл. 30, ал. 1 ДНЕВНИК ЗА ПОЛЗВАНЕ НА ЦЕННИ ДОКУМЕНТИ В УЧРЕЖДЕНСКИЯ АРХИВ

на ........................................................................... (наименование на организацията) № Архивен №, Наименование Брой Дата на Име и длъжност Подпис Дата на Име на Подпис по работен на делото дела вземане на лицето, връщане завеждащ ред опис № ползващо учрежденския документите архив 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10

Приложение 4 Приложение № 4 към чл. 30, ал. 2 ЗАМЕСТИТЕЛ

* Архивен № Наименование на делото № Дата на Дата на Собствено и От отдел Подпис на Подпис на по получаване връщане фамилно име получателя архивиста ред 1 2 3 4 5 6 7 * Архивният номер включва № на списъка, дирекция, година.

Приложение 5 Приложение № 5 към чл. 40 ...............................................................................................

(наименование на организацията и местонахождение) Одобрявам: Утвърждавам: Ръководител на организацията: ...................... Директор ЦДА/ТДА: ....................... (.................) (.................) Дата: Дата: НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА СЪС СРОКОВЕ ЗА СЪХРАНЯВАНЕ 20 ... г. КЛАСИФИКАЦИОННА СХЕМА Индекс Наименование на раздела/ Страница подраздела по номенклатурата НАИМЕНОВАНИЕ НА РАЗДЕЛА Индекс Наименование на делото Срок за съхраняване Забележка 1 2 3 4 Наименование на подраздела Експертна комисия: Председател: ........................... (.....................) Членове: 1. .......................... (.....................) 2. .......................... (.....................) 3. .......................... (.....................)

Приложение 6 Приложение № 6 към чл. 41 ………..................................................................................................................

(наименование на организацията и местонахождение) Одобрявам: Утвърждавам: Ръководител на организацията: ...................... Директор ЦДА/ТДА: ....................... (.................) (.................) Дата: Дата: СПИСЪК НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА СЪХРАНЯВАНЕ 20 ... г. № по Наименование на вида документ Срок за съхраняване Забележка ред 1 2 3 4 Експертна комисия: Председател: ........................... (.....................) Членове: 1. .......................... (.....................) 2. .......................... (.....................) 3. .......................... (.....................)

Приложение 7 Приложение № 7 към чл. 44, ал. 1 …..................................................................................................................

(наименование на организацията) Утвърждавам: Ръководител на организацията:….......................................... (....................) Дата: ................... А К Т за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на съхранение Днес, ................... г., постояннодействащата експертна комисия в състав: Председател: на длъжност........................................................ Членове: 1................................................................................... на длъжност........................................................ 2................................................................................... на длъжност........................................................ 3. ................................................................................. на длъжност....................................................... , назначена със Заповед № ................ от ...............…г. на ръководителя на........................................................................ ..................................................................................................................................................................................... , ръководейки се от чл. 49 на Закона за Националния архивен фонд (ДВ, бр. 57 от 2007 г.), ................. (цитира се нормативният документ), Номенклатурата на делата/Списък на видовете документи и Наредба на ДАА при МС (ДВ, бр. ... от 2008 г.), прегледа и отдели за унищожаване следните документи с изтекъл срок на съхранение, които нямат практическо и справочно значение: № Индекс по Наименование на Крайни дати Брой дела/ Забележка по номенклатура делото/документа папки ред 1 2 3 4 5 6 ВСИЧКО: ....................... (..............................................) броя дела/папки (цифром) (словом) Предлаганите за унищожаване финансово-счетоводни документи са ревизирани с финансов/данъчен одит от ............................ за периода ............................ и в тях няма такива за начет и трудов стаж. Комисията задели и остави за запазване в организацията документите, съставна част на Националния архивен фонд, които ще бъдат предадени в Държавния архив след изтичането на сроковете им, предвидени по чл. 46 от Закона за Националния архивен фонд. Унищожаването на неценните документи ще се извърши в двумесечен срок от датата на представяне на акта в Държавния архив. Настоящият акт се състави в два екземпляра, от които един за организацията и един за сведение за ЦДА/ТДА. Експертна комисия: Председател: ........................... (.....................) Членове: 1. .......................... (.....................) 2. .......................... (.....................) 3. .......................... (.....................)

Приложение 8 Приложение № 8 към чл. 45 *РАБОТЕН ОПИС №

Приложение № 8 към чл. 45 * РАБОТЕН ОПИС № … на ценните общоадминистративни документи за периода …………….. г. Изготвил: ………………………………….....…….. (име и фамилия, длъжност) Дата: ……………… * Последователна номерация през годините. ** Отбелязва се датата на предаване в държавния архив.

Приложение 9 Приложение № 9 към чл. 45 *РАБОТЕН ОПИС №

Приложение № 9 към чл. 45 * РАБОТЕН ОПИС № … на ценните ……………………………………….. (посочва се видът на НТД) за периода ………………. г. Изготвил: ………………………………………. (име и фамилия, длъжност) Дата: ……………… * Последователна номерация през годините. ** Отбелязва се датата на предаване в държавния архив.

Приложение 10 Приложение № 10 към чл. 52 а.е. №

Приложение № 10 към чл. 52 а.е. № ……………………………………………………………….. (наименование на организацията) ……………………………………………………………………. (заглавие на архивната единица по инвентарния опис) ………………………………………… (крайни дати на документите) ………….................... (брой листове в а.е.)

Приложение 11 Приложение № 11 към чл. 52 ЗАВЕРИТЕЛЕН НАДПИС

Приложение № 11 към чл. 52 ЗАВЕРИТЕЛЕН НАДПИС Държавен архив ……….................……..……………, фонд № ………, опис № …., а.е. № ….……. съдържа …………... (…………………….......................……….…………………) номерирани листове. (цифром) (словом) Лист № Отметки по физическото състояние на листовете, поправки в номерацията и др. Дата....................20...... г. Съставил: ................................ (име и подпис)

Приложение 12 Приложение № 12 към чл. 53, т. 1, буква “а” Одобрявам: Утвърждавам:

Приложение № 12 към чл. 53, т. 1, буква „а“ Одобрявам: Утвърждавам: Ръководител на Ръководител на организацията: …………………… държавния архив: …………………… (…………………) (…………………) Дата: ……………. Дата: ……………… …………………………………………………………………. (наименование на държавния архив) …………………………………………………………………. (наименование на фонда) 1. ………………………………………………………..................................…………………........ 2. ………………………………………………………..................................…………………........ 3. ………………………………………………………..................................…………………........ 4. ………………………………………………………..................................…………………........ (промени в наименованието на организацията и крайни дати на промените) ФОНД № … ИНВЕНТАРЕН ОПИС № … НА ДОКУМЕНТИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от …………. г. до …………. г. Съдържа ..….. листа РЕКАПИТУЛАЦИЯ: …………….. (……………………………...) архивни единици. (цифром) (словом) Експертна комисия: (…………….........) Членове: 1. ………………..... (…………………....) 2. …………………. (…...……………...) 3. …………………. (…...……………...)“ Дата: ............................ * Разделите и подразделите се изписват задължително.

Приложение 13 Приложение № 13 към чл. 53, т. 1, буква “б” Одобрявам:

Приложение № 13 към чл. 53, т. 1, буква „б“ Одобрявам: Утвърждавам: Ръководител на Ръководител на организацията: …………………… държавния архив: …………………… (…………………) (…………………) Дата: ……………. Дата: ……………… ………………………………………………………………… (наименование на организацията) ………………………………………………………………… (наименование на фонда) 1. ……………………………………………………………..................................…………………… 2. ……………………………………………………………..................................…………………… 3. ……………………………………………………………..................................…………………… 4. ……………………………………………………………..................................…………………… (промени в наименованието на организацията и крайни дати на промените) ФОНД № … ОПИС № … НА ДОКУМЕНТИ С ДЪЛГОСРОЧНО СПРАВОЧНО ЗНАЧЕНИЕ Описът включва документи от …………. г. до ………….. г. Съдържа …….. листа ВСИЧКО: ..…........…. (………………………….……………………………..) дела. (цифром) (словом) Експертна комисия: (…………….........) Членове: 1. ………………..... (…………………....) 2. …………………. (…...……………...) 3. …………………. (…...……………...) Дата: ...........................

Приложение 14 Приложение № 14 към чл. 53, т. 1, буква “в” Одобрявам:

Приложение № 14 към чл. 53, т. 1, буква „в“ Одобрявам: Утвърждавам: Ръководител на Ръководител на организацията: …………………… държавния архив: ………………….....… (…………………) (…………………) Дата: ……………. Дата: ……………… ……………………………………………………………….. (наименование на организацията) …………………………………………………………………. (наименование на фонда) 1. …………………………………………………………....................................………………..... 2. …………………………………………………………....................................………………..... 3. …………………………………………………………....................................………………..... 4. ……………………………………………………………....................................……………..... (промени в наименованието на организацията и крайни дати на промените) ФОНД № … ОПИС № ... НА ДОКУМЕНТИ, ОПРЕДЕЛЕНИ КАТО НЕЦЕННИ Описът включва документи от …………. г. до ………….. г. Съдържа ..... листа ВСИЧКО: ..…........…. (………………………….……………………………..) дела. (цифром) (словом) Експертна комисия: (…………….........) Членове: 1. ………………..... (…………………....) 2. …………………. (…...……………...) 3. …………………. (…...……………...) Дата: ...........................

Приложение 15 Приложение № 15 към чл. 53, т. 2 Одобрявам: Утвърждавам:

Приложение № 15 към чл. 53, т. 2 Одобрявам: Утвърждавам: Ръководител на Ръководител на организацията: …………………… държавния архив: …………………… (…………………) (…………………) Дата: ……………. Дата: ……………… ………………………………………………… (наименование на държавния архив) ……………………………………………………………………………………………………… (наименование на фонда) 1. ………………………………………………………………………................................…………………………… 2. ………………………………………………………………………................................…………………………… 3. ………………………………………………………………………................................…………………………… 4. ……………………………………………………………..…………..............................…………………………... 5. …………………………………………………………………………................................………………………… (промени в наименованието на организацията и крайни дати на промените) ФОНД № … ИНВЕНТАРЕН ОПИС № ... К НА ПРОЕКТИ НА ИЗДЕЛИЯ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от ………….. г. до …………. г. Съдържа ……. листа РЕКАПИТУЛАЦИЯ: …………….. (……………………………...) архивни единици. (цифром) (словом) Експертна комисия: (…………….........) Членове: 1. ………………..... (…………………....) 2. …………………. (…...……………...) 3. …………………. (…...……………...)

Приложение 16 Приложение № 16 към чл. 53, т. 2 Одобрявам: Утвърждавам:

Приложение № 16 към чл. 53, т. 2 Одобрявам: Утвърждавам: Ръководител на Ръководител на организацията: …………………… държавния архив: …………………… (…………………) (…………………) Дата: ……………. Дата: ……………… ………………………………………………………… (наименование на държавния архив) ……………………………………………………………………………………………………… (наименование на фонда) 1. …………………………………………………………………………..................................………………………. 2. .…………………………………………………………………….................................……………………………. 3. .………………………………………………………………………….................................………………………. 4. ……………………………………………………………..………….................................………………………… 5. ………………………………………………………………………….................................……………………….. (промени в наименованието на организацията и крайни дати на промените) ФОНД № ... ИНВЕНТАРЕН ОПИС № ... Н НА ОТЧЕТИ ПО ТЕМИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от ………….. г. до ………... г. Съдържа …. листа РЕКАПИТУЛАЦИЯ: …………….. (……………………………...) архивни единици. (цифром) (словом) Експертна комисия: (…………….........) Членове: 1. ………………..... (…………………....) 2. …………………. (…...……………...) 3. …………………. (…...……………...)

Приложение 17 Приложение № 17 към чл. 53, т. 2 Одобрявам: Утвърждавам:

Приложение № 17 към чл. 53, т. 2 Одобрявам: Утвърждавам: Ръководител на Ръководител на организацията: …………………… държавния архив: …………………… (…………………) (…………………) Дата: ……………. Дата: ……………… ………………………………………………………………. (наименование на държавния архив) ………………………………………………………………………………………………………. (наименование на фонда) 1. ………………………………………………………………………..................................………………………….. 2. .…………………………………………………………………..................................………………………………. 3. .………………………………………………………………………..................................…………………………. 4. ……………………………………………………………..……..................................……………………………… 5. ………………………………………………………………………..................................………………………….. (промени в наименованието на организацията и крайни дати на промените) ФОНД № … ИНВЕНТАРЕН ОПИС № ... П НА ПРОЕКТИ НА ОБЕКТИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от ………… г. до ………… г. Съдържа ……. листа РЕКАПИТУЛАЦИЯ: …………….. (……………………………...) архивни единици. (цифром) (словом) Експертна комисия: (…………….........) Членове: 1. ………………..... (…………………....) 2. …………………. (…...……………...) 3. …………………. (…...……………...)

Приложение 18 Приложение № 18 към чл. 53, т. 2 Одобрявам: Утвърждавам:

Ръководител на организацията: ...................... Директор на ТДА: ....................... (.................) (.................) Дата: ......................... г. Дата: ......................... г. ....................................................................................... (наименование на държавния архив) ....................................................................................... (наименование на фонда) 1.................................................................................................................................................................................... 2.................................................................................................................................................................................... 3. .................................................................................................................................................................................. 4.................................................................................................................................................................................... 5.................................................................................................................................................................................... (промени в наименованието на организацията и крайни дати на промените) Ф О Н Д № ............................. ИНВЕНТАРЕН ОПИС № .... Т НА ТЕХНОЛОГИЧНИ РАЗРАБОТКИ ЗА ПОСТОЯННО ЗАПАЗВАНЕ Описът включва документи от ..................... г. до ..................... г. Съдържа ...... листа № Означе- Заглавие на архивната Стадий Година на Брой листове Органи- Забележка на ние единица проек- зация - а.е. (технологичен процес) тиране тексто- графич- автор ви ни 1 2 3 4 5 6 7 8 9 РЕКАПИТУЛАЦИЯ: ....................... (..............................................) архивни единици (цифром) (словом) Експертна комисия: Председател: ........................... (.....................) Членове: 1. .......................... (.....................) 2. .......................... (.....................) 3. .......................... (.....................)

Приложение 19 Приложение № 19 към чл. 67, ал. 1 ...............................................................................................................................................................................

(наименование на държавния архив) Р А З П И С К А за приемане и предаване на архивни документи Днес, ............................, подписаният ............................................................................................................... (дата) (име и презиме) на длъжност ............................................................................ приех от ......................................................... ........................................................................................................… на длъжност ............................................. (име, презиме, фамилия) в .................................................................................................................................... архивни документи на (наименование и местонахождение на организацията) .............................................................................................................................................................................. , (наименование на фонда) състоящи се от ....................... (.......................................................) броя архивни единици/папки, пакети (цифром) (словом) по ......................... опис № .................; ................ л.м. ......................................................... ......................................................... (подпис на лицето, приело (подпис на лицето, предало архивни документи) архивни документи) НАРЕДБА за реда за използване на документите от Националния архивен фонд Раздел I Общи положения Чл. 1. С наредбата се определят условията и редът за използването на документите от Националния архивен фонд (НАФ), на техните копия и на научно-справочния апарат към тях. Чл. 2. Документите се използват при наличието на служебни, научни, краеведски, родословни, правни, образователни, публицистични и други интереси и за защита на правата на гражданите и държавата. Чл. 3. (1) Архивите, които съхраняват документи от НАФ, осигуряват достъп до документите и тяхното използване в съответствие с изискванията на Закона за Националния архивен фонд (ЗНАФ) и наредбата. (2) Документи от НАФ, съдържащи класифицирана информация, се предоставят за използване при условията и по реда на Закона за защита на класифицираната информация (ЗЗКИ). Чл. 4. В съответствие с наредбата архивите разработват правилници за реда и организацията на използването, отчитайки спецификата на архивните фондове и дейността си. Правилниците се утвърждават от съответния ръководител след съгласуване с председателя на Държавна агенция “Архиви”. Чл. 5. Архивите не носят отговорност за начина на интерпретиране и използване от потребителите на информацията, съдържаща се в архивните документи. Чл. 6. Потребителите носят отговорност по Закона за НАФ при установени административни нарушения на реда за използване на документите, определен в наредбата. Раздел II Достъп до архивни документи Чл. 7. Не може да бъде ограничаван достъпът до архивни документи, които са били публикувани, създадени за обществена информация или предоставяни свободно за използване преди предаването им в архив. Чл. 8. (1) Политически партии, юридически лица с нестопанска цел, търговски дружества и физически лица, които предават документи в архивите чрез дарение, завещание или договор, могат временно да ограничат тяхното използване. (2) Временното ограничение се отразява в научно-справочния апарат към архивните документи. (3) Архивните документи може по изключение да бъдат предоставяни за използване през срока на ограничението след писмено съгласие на лицата, предали документите, или на техните правоприемници/наследници. Чл. 9. (1) Разрешение за използване на архивни документи, които са с временен ограничен достъп по чл. 86, т. 1 - 4 ЗНАФ, се дава от ръководителя на съответния архив при преценка на значимостта на целта на използването. (2) Искане за разрешение се заявява в писмена форма, като се посочват основанията и целта на използването. Чл. 10. Разрешение за използване на архивни документи с ограничен достъп по чл. 86, т. 6 и 8 ЗНАФ се дава от ръководителя на архива след предоставяне на удостоверения за наследници или пълномощно от тях и по писмено искане от компетентни държавни органи. Чл. 11. Разрешение или мотивиран отказ по чл. 9 и 10 за предоставяне на архивни документи с ограничен достъп се дава в писмена форма. Раздел III Използване на архивни документи в читални Чл. 12. Използването на архивните документи се извършва в читалните на архивите. Чл. 13. Допускът до читалните и вътрешният ред за работа в тях се определят с правилниците по чл. 4. Чл. 14. (1) Искане за използване на архивни документи се прави чрез подаване на заявление по образец на съответния архив или в свободна форма, когато е по кореспондентски път. (2) Заявлението задължително съдържа трите имена, ЕГН, адрес и подпис на ползвателя, темата с нейните хронологични граници, целта на използването, исковите данни на документите, датата. Когато е подадено по поща, факс или по електронен път, се посочва и датата на посещението. (3) За всяка тема и цел на използването се подава отделно заявление за всяка календарна година. Чл. 15. (1) При издаване на документ за допуск до читалнята на архива или при подаване на заявлението за използване потребителите представят документ за самоличност. (2) Потребителите, използващи документи за служебни цели, при поискване от архива представят писмо от изпращащата ги организация. Чл. 16. Потребителите имат право: 1. да бъдат информирани за реда и организацията на работата в читалнята и за предоставяните услуги; 2. да получават експертни консултации по състава и съдържанието на архивните фондове, научно-справочния апарат и използването на техниката; 3. да използват научно-справочния апарат, създаден в архива; 4. да получават информация за причините за отказ или отсрочка за предоставяне на документи, изготвянето на копия, а също и за сроковете на ограниченията; 5. да обжалват писмено отказ или ограничения за предоставяне на документи и копия в съответствие с установения административен ред; 6. да използват лична справочна литература след разрешение от служителя в читалнята на архива; 7. да използват наличната техника и оборудване в читалните; 8. да използват с разрешение на ръководителя на архива собствени технически средства; 9. да се съпровождат от преводач и придружител при необходимост. Чл. 17. Потребителите са длъжни: 1. да представят при поискване документ за самоличност или читателска карта; 2. да познават и спазват правилата за работа в читалнята; 3. да попълват точно въведените отчетни форми; 4. да спазват техническите инструкции за работа с предоставената им техника; 5. да пазят от повреда архивните документи и техните копия; 6. да не правят бележки и корекции върху документите и научно-справочния апарат; 7. да не променят вътрешния ред на документите в архивните единици, когато не са подшити; 8. да уведомят служителя в читалнята на архива при установяване промяна на реда, лошо физическо състояние, липси, повреди или други нередности по предоставените им документи; 9. да не изнасят предоставените им архивни документи и научно-справочен апарат извън читалните; 10. да не предоставят архивните документи за ползване на други потребители без разрешението на служителя в читалнята на архива; 11. да пазят тишина, да не използват мобилни телефони и да не пречат на работата на останалите потребители; 12. да оставят на определените за това места вещите, които не са им необходими за изследователската работа. Чл. 18. (1) Оригинални документи не се предоставят за използване, ако целта на използването може да бъде постигната чрез преглеждане на техните копия или публикациите им в печатни издания. (2) Оригинали на уникални, особено ценни документи и на документи в риск не се предоставят. (3) Документите по ал. 1 и 2 се предоставят за използване с разрешение на ръководителя на архива в изключителни случаи. Чл. 19. (1) Архивните документи се предоставят на потребители след попълване на поръчка. (2) Количеството на архивните документи в една поръчка, срокът за нейното изпълнение и продължителността на използването на предоставените документи се определят с правилника за организацията на използването в съответния архив. Раздел IV Използване на архивни документи чрез предоставяне на справки и удостоверения Чл. 20. По искане на физически и юридически лица архивите извършват писмени справки и издават удостоверения, предвидени в закон. Чл. 21. (1) Справките по заявена тема или въпрос се изпълняват след подаване на писмено искане. (2) Искането се отправя до архива, компетентен да реши въпроса. (3) Когато се установи, че издирваните документи или част от тях се съхраняват в друг архив, той препраща преписката по компетентност и уведомява заявителя за това. Чл. 22. (1) В искането задължително се посочват: 1. трите имена и адресът (телефон, факс или адрес на електронна поща, ако разполага с такива) на физическото или юридическото лице; 2. описание на исканата информация; 3. дата и подпис. (2) Лицето предоставя по своя преценка и други данни, факти и обстоятелства, които биха улеснили издирването на архивните документи и са от значение за пълнотата на исканата справка. (3) Искането се подава в читалнята или по кореспондентски път (поща, факс, интернет), оповестен от архива като технически възможен. Чл. 23. Справки се подготвят за архивни документи, за които няма ограничение в достъпа. Чл. 24. Справки и удостоверения се изготвят и предоставят срещу заплащане на направените разходи съгласно действащите в съответните архиви цени на услугите. Чл. 25. Архивът може да откаже изготвянето на справка, ако това е свързано с необосновано големи разходи, труд и време. Раздел V Използване на архивни документи чрез предоставяне на копия (репродуциране) Чл. 26. Всяко юридическо и физическо лице може да получи копия на архивни документи на хартиен, микрофилмов или цифров носител (ксерокопия, снимки, негативи, позитиви, дигитални копия и др.). Чл. 27. Репродуцирането се извършва от архивите или от упълномощена от тях служба/фирма. Чл. 28. (1) Изработването на копия се извършва след подаване на писмена поръчка за репродуциране на документи и след заплащане. (2) Поръчката може да бъде подадена чрез попълване на образец в читалнята на архива или в свободна форма по кореспондентски път. Тя задължително съдържа: 1. имената на заявителя; 2. целта на копирането; 3. вида на копието и необходимите технически параметри; 4. пълните искови данни на документа/документите, включително гръб на лист (ако има текст); 5. желание за заверка. (3) При поръчка на голямо количество копия на документи се прилага списък за тях. Чл. 29. Редът по организацията на репродуцирането на архивни документи на различните видове носители (образец на поръчка, място на подаване и ред на придвижването й, допустим обем за една поръчка, срокове на изпълнение, заплащане и др.) се определя с правилниците по чл. 4 и съобразно техническите възможности на архива. Чл. 30. (1) Репродуцирането е възможно, когато: 1. няма ограничение в достъпа до архивните документи и са налице съответните разрешения съгласно раздел III; 2. се отнася за архивни документи, чието физическо състояние позволява репродуциране; 3. техническите възможности на архивите, съхраняващи документите, позволяват това. (2) Дигитални копия на документи се предоставят с определени от архивите технически параметри. Извън определените параметри копия се предоставят по договореност с архива. Чл. 31. Репродуцирането на цял фонд/фондове, на уникални документи, на документи, за които е необходимо разшиване на архивната единица или реставрация, се извършва само след писмено разрешение от ръководителя на архива за всеки конкретен случай. Чл. 32. (1) Архивът определя вида на репродуцирането, подходящ от архивна гледна точка за увредените и застрашените при копирането архивни документи. (2) Когато за документи по ал. 1 архивът има изработено копие и целта на използването е възможно да бъде постигната чрез него, изработването на копие на друг носител може да бъде отказано. Чл. 33. Копиране на непубликувани описи, каталози, картотеки и други архивни справочници по поръчка на потребителите се извършва с разрешение на ръководителя на архива за всеки конкретен случай. Чл. 34. (1) В изключителни случаи и при липса на технически възможности в архивите се допуска репродуциране с технически средства на потребителите. (2) Репродуциране с технически средства на потребителите (фотоапарати, видеокамери, скенери и др.) се извършва само след разрешение на ръководителя на архива в помещение на архива и под контрола на служител. (3) Използването на фотоапарат със светкавица и мобилен телефон е строго забранено. Чл. 35. (1) Архивите своевременно предоставят информация на потребителите за размера на заплащането, срока за изработване на поръчката, наличието на обстоятелства по чл. 30, 31 и 32 или за други временни обстоятелства. (2) Цените на видовете копирни услуги се излагат на видно място в архивите. (3) Архивите информират писмено потребителите за условията по ал. 1, когато заявката е подадена по кореспондентски път. (4) Потребителят потвърждава приемането на условията по ал. 1 чрез писмено известие, когато заявката е по кореспондентски път, или чрез полагане на подпис върху поръчката. Чл. 36. Срокът за изработване на копията започва да тече от момента на заплащането на поръчката. Чл. 37. (1) Заверени копия на хартиен носител се предоставят само след писмено искане на потребителя, посочено в поръчката за репродуциране. (2) Заверката се извършва срещу заплащане. (3) Със заверката се удостоверява верността с оригинала, като се посочват неговите искови данни. (4) Заверката се извършва с поставянето на щемпел, който освен данните по ал. 3 съдържа дата, подпис на длъжностно лице и печат на архива. Заверката се поставя на гърба на всеки лист, ако документът е повече от една страница. Чл. 38. (1) Придобитите копия се използват само за заявената цел. (2) Предоставянето за използване на копия по ал. 1 на трети лица за публично разпространение се извършва с разрешение на архива. Раздел VI Използване на архивни документи чрез публикуване и други форми на популяризиране Чл. 39. (1) За публикуването на документи от НАФ, експонирането им в изложби, създаването на филми, радио- и телевизионни предавания и др. потребителят е длъжен да информира архива. (2) За публикации на изображения на документи на хартиен или електронен носител (факсимилета, дигитални образи и др.), включително в интернет, се изисква разрешение на ръководителя на архива. (3) Формата и целта на използване по ал. 1 се посочват в заявлението по чл. 14. Чл. 40. Потребителят е длъжен: 1. да посочи пълните искови данни на използваните документи в публикации и изложби, а при филми, радио- и телевизионни предавания и др. - само архива, съхраняващ документите; 2. да предостави на архива: а) екземпляр от всяка публикация с документи от НАФ до един месец след излизането й съгласно чл. 9, т. 6 от Закона за задължителното депозиране на екземпляри от печатни и други произведения; б) екземпляр от следващо издание, независимо от носителя; в) електронния адрес на публикация в интернет. Чл. 41. Използването на документи по чл. 39 се заплаща в зависимост от формата и целта на използването, вида и тиража на изданието, продължителността за публикации в интернет съгласно действащите цени на услугите. Чл. 42. (1) Използване на документи от НАФ за създаване на публикации в интернет изисква от потребителя осигуряване на защита от недобросъвестно използване с репродукционна цел и злоупотреби. (2) За публикуване в интернет се предоставят дигитални копия на архивни документи с определени от архивите технически параметри. (3) След изтичането на срока за продължителността на публикацията в интернет правата трябва да се поискат отново. Чл. 43. При използването на документи по чл. 39 трябва да се съблюдават авторското право, правата на личността, интересите на трети лица и защитата на личните данни съгласно българското законодателство. Допълнителнa разпоредбa § 1. По смисъла на наредбата “Искови данни” е съкратено означение на данни за принадлежността на документа към определен архивен комплекс (архив, фонд, опис или други регистрационни данни), което служи за тяхното намиране. Заключителни разпоредби

§ 2

Наредбата се приема на основание чл. 91 от Закона за Националния архивен фонд.

§ 3

В тримесечен срок от влизането в сила на наредбата ръководителят на съответния архив утвърждава правилник по чл. 4.

§ 4

Указания по прилагането на наредбата се дават от председателя на Държавна агенция “Архиви”. НАРЕДБА за условията и реда за водене на Регистър на Националния архивен фонд

Чл. 1

Чл. 2

Чл. 3

Чл. 4

Чл. 5

Чл. 6

Чл. 7

Чл. 8

Чл. 9

Чл. 10

Чл. 11

Чл. 12

Чл. 13

Чл. 14

Чл. 15

Чл. 16

Чл. 17

Чл. 18

Чл. 19

Чл. 20

Чл. 21

Чл. 22

§ 1

Наредбата се приема на основание чл. 69, ал. 2 от Закона за Националния архивен фонд.

§ 2

Контролът по изпълнението на наредбата се възлага на председателя на Държавна агенция “Архиви”, който дава указания по прилагането й.

Приложение 1 Приложение № 1 към чл. 7, ал. 1 Вх. № ................ ДО ПРЕДСЕДАТЕЛЯ

Приложение № 1 към чл. 18, ал. 1 * ПРИЕМАТЕЛНО-ПРЕДАВАТЕЛЕН ПРОТОКОЛ № … …………………………………………………………………………………………….. (дирекция) …………………………………………………………………………………………….. (отдел, звено) ВСИЧКО: ……...............… (………………………………..…………………………….) брой папки. (цифром) (словом) Дата: …………… Предал: …………………….……………………. (име и длъжност) Дата: …………… Приел: …………………………………………... (име и длъжност) *За всяка година номерата на приемателно-предавателните протоколи започват от № 1.

Приложение 2 Приложение № 2 към чл. 8, ал. 1 Вх. № ................ ДО ПРЕДСЕДАТЕЛЯ

Приложение № 2 към чл. 19, ал. 1 РЕГИСТЪР НА ПОСТЪПЛЕНИЯТА

Приложение 3 Приложение № 3 към чл. 8, ал. 4 Вх. № ................ ДО ПРЕДСЕДАТЕЛЯ

Приложение № 3 към чл. 30, ал. 1 ДНЕВНИК ЗА ПОЛЗВАНЕ НА ДОКУМЕНТИ В УЧРЕЖДЕНСКИЯ АРХИВ на …………………………………………………………………… (наименование на организацията)

Приложение 4 Приложение № 4 към чл. 9, ал. 1 Вх. № ................ ДО ПРЕДСЕДАТЕЛЯ

Приложение № 4 към чл. 30, ал. 2 ЗАМЕСТИТЕЛ ЗАМЕСТИТЕЛ Приемателно-предавателен протокол № ............/...................година № по ред на делото от протокола Име на получателя: ........................................... Дата на получаване: ......................................... Подпис на получателя: .................................... * Архивният номер включва: № на списъка/дирекция/година.

Приложение 5 Приложение № 5 към чл. 9, ал. 1 Вх. № ................ ДО ПРЕДСЕДАТЕЛЯ

Приложение № 5 към чл. 40 Одобрявам: Утвърждавам: Ръководител на Ръководител на организацията: …………………… държавния архив: …………………… (…………………) (…………………) Дата: ……………. Дата: ……………… НОМЕНКЛАТУРА НА ДЕЛАТА СЪС СРОКОВЕ ЗА СЪХРАНЯВАНЕ НА ………………………………………………… (наименование на организацията) 20….. г. КЛАСИФИКАЦИОННА СХЕМА НАИМЕНОВАНИЕ НА РАЗДЕЛА Експертна комисия: (……………..........) Членове: 1. ……………….....…... (…………………..) 2. ……………………… (…...……………...) 3. …………………….... (…...……………...).

Приложение 6 Приложение № 6 към чл. 10, т. 1 Вх. № ................ ДО ПРЕДСЕДАТЕЛЯ

Приложение № 6 към чл. 41 Одобрявам: Утвърждавам: Ръководител на Ръководител на организацията: …………………… държавния архив: …………………… (…………………) (…………………) Дата: ……………. Дата: ……………… СПИСЪК НА ВИДОВЕТЕ ДОКУМЕНТИ СЪС СРОКОВЕ ЗА СЪХРАНЯВАНЕ НА …………………………………………………. (наименование на организацията) 20….. г. Експертна комисия: (……………..........) Членове: 1. ……………….....…... (…………………..) 2. ……………………… (…...……………...) 3. …………………….... (…...……………...).

Приложение 7 Приложение № 7 към чл. 10, т. 2 Вх. № ................ ДО ПРЕДСЕДАТЕЛЯ

Приложение № 7 към чл. 44, ал. 1, т. 1 …………………………………………………………… (наименование на организацията) Утвърждавам: Ръководител на организацията: ……………………… (………………….) Дата: …………… А К Т за унищожаване на неценни документи с изтекъл срок на съхранение Днес, ……………… г., Постоянно действащата експертна комисия в състав: Членове: 1. ……………………………………, на длъжност ……………………………… 2. ……………………………………, на длъжност ……………………………… 3. ……………………………………, на длъжност ………………………………, назначена със Заповед № …… от ………… г. на ръководителя на ………….............…………… ……………………………………………………………………………………………............................……............., ръководейки се от чл. 49 на Закона за Националния архивен фонд ………………….. (цитира се нормативният документ), чл. 44 от Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции и Номенклатурата на делата/Списък на видовете документи (посочва се конкретно използваната номенклатура/списък), прегледа и отдели за унищожаване следните документи с изтекъл срок на съхранение, които нямат практическо и справочно значение: ВСИЧКО: ……………….. (………………………………………..) броя дела/папки. (цифром) (словом) Предлаганите за унищожаване финансово-счетоводни документи са ревизирани с финансов/данъчен одит от ……………… за периода …………………… и в тях няма такива за начет и трудов стаж. Описаните в акта документи не са обект на Националния архивен фонд. Унищожаването на неценните документи ще се извърши в двумесечен срок от датата на представянето на акта в държавния архив. Настоящият акт се състави в два екземпляра, от които един за организацията и един за сведение на държавния архив. Експертна комисия: (……………..........) Членове: 1. ……………….....…... (…………………..) 2. ……………………… (…...……………...) 3. …………………….... (…...……………...).

Приложение 7а

Приложение № 7а към чл. 44, ал. 1, т. 2 …………………………………………………………… (наименование на организацията) Утвърждавам: Ръководител на организацията: ……………………… (………………….) Дата: …………… А К Т за унищожаване на научно-технически документи с изтекло практическо приложение Днес, ………………… г., Постоянно действащата експертна комисия в състав: Членове: 1. ……………………………………, на длъжност ……………………………… 2. ……………………………………, на длъжност ……………………………… 3. ……………………………………, на длъжност ………………………………, назначена със Заповед № …… от ………… г. на ръководителя на ……………………............… …………………………………………………………………………………………………........................................, ръководейки се от чл. 44 от Наредбата за реда за организирането, обработването, експертизата, съхраняването и използването на документите в учрежденските архиви на държавните и общинските институции (ДВ, бр. 17 от 2009 г.), прегледа и отдели за унищожаване следните научно-технически документи с изтекло практическо приложение: ВСИЧКО: ………………… (……………………………………….) броя папки/чертежи. (цифром) (словом) Унищожаването на описаните в акта научно-технически документи ще се извърши в двумесечен срок от датата на представянето му в държавния архив. Настоящият акт се състави в два екземпляра, от които един за организацията и един за сведение на държавния архив. Експертна комисия: (……………..........) Членове: 1. ……………….....…... (…………………..) 2. ……………………… (…...……………...) 3. …………………….... (…...……………...).