Устройствен правилник на Изпълнителна агенция “Одит на средствата от Европейския съюз” към министъра на финансите

Чл. 1

С правилника се определят дейността, структурата, организацията на работа и числеността на персонала на Изпълнителна агенция “Одит на средствата от Европейския съюз” към министъра на финансите, наричана по-нататък “агенцията”, и на нейните административни звена.

Чл. 2

Агенцията е юридическо лице и осъществява дейностите по глава пета от Закона за вътрешния одит в публичния сектор.

Чл. 3

(1) Издръжката на агенцията се формира от бюджетни средства и от приходи от собствена дейност.

(2) Изпълнителният директор на агенцията е второстепенен разпоредител с бюджет към министъра на финансите.

(3) Приходите от собствена дейност се набират от:

1. издаване и разпространение на брошури, доклади, разработки и други специализирани издания в областта на специфичните одитни дейности по фондове и програми на Европейския съюз;

2. финансирания по съвместни програми с Европейския съюз и други международни организации;

3. участия в международни програми, проекти и споразумения;

4. провеждане на обучения в областта на осъществяването на специфични одитни дейности по фондове и програми на Европейския съюз;

5. други източници.

Чл. 4

Администрацията на агенцията подпомага изпълнителния директор при осъществяване на неговите правомощия и осигурява технически дейността му.

Чл. 5

(1) Агенцията е орган за осъществяване на специфични одитни дейности по фондове и програми на Европейския съюз в съответствие с международните споразумения за предоставяне на средства от Европейския съюз и съответните регламенти на Европейския съюз, отнасящи се до управлението и контрола на предоставените средства по предприсъединителните фондове на Европейския съюз, по Структурните фондове и Кохезионния фонд на Европейския съюз за програмен период 2007 – 2013 г., по Европейските структурни и инвестиционни фондове за програмен период 2014 – 2020 г, по Европейските фондове за споделено управление за програмен период 2021 – 2027 г., по Механизма за възстановяване и устойчивост и по Резерва за приспособяване във връзка с последиците от Брекзит.

(2) Агенцията:

1. изпълнява функции на одитен орган по съответните фондове на Европейския съюз и други програми и инициативи, в които е предвидено да извършва одити на средства от Европейския съюз;

2. изпълнява функции на одитен орган по двустранните програми за Европейско териториално сътрудничество с Република Северна Македония, Република Сърбия и Република Турция;

3. участва в групите на одиторите по програмите за Европейско териториално сътрудничество;

4.

5.

6.

7. осъществява и други функции, произтичащи от документи на Европейския съюз и други донори или възложени й с нормативен акт.

(3) Специфичните одитни дейности, изпълнявани от агенцията, имат за цел да се удостовери:

1. адекватността и ефективността на системите за управление и контрол на одитираните организации по отношение на способността им да осигурят съответствие на разходите с условията на международните споразумения за получаване на средства от Европейския съюз, по които Република България е страна, и с действащото законодателство на Европейския съюз от момента на неговото прилагане в Република България;

2. точността, верността и пълнотата на годишните сметки и представените на Европейската комисия финансови отчети и декларации на одитираните организации;

3. наличието и коректността на националния съфинансиращ елемент;

4. съответствие на операциите с критериите на програмите на Европейския съюз, националното законодателство и сключения договор;

5. съответствието на плащанията на бенефициентите с националното законодателство, международните споразумения за получаване на средства от Европейския съюз, по които Република България е страна, и с действащото законодателство на Европейския съюз от момента на неговото прилагане в Република България.

Чл. 6

(1) Агенцията е структурирана в обща и специализирана администрация.

(2) Общата численост на персонала в административните звена на агенцията е 72 щатни бройки.

(3) Разпределението на общата численост по ал. 2 е посочено в приложението.

(4) Общата и специализираната администрация са организирани в дирекции.

(5) Към дирекциите изпълнителният директор може да създава отдели, а при необходимост към отделите - сектори.

Чл. 7

(1) Агенцията се ръководи и представлява от изпълнителен директор.

(2) Изпълнителният директор се назначава от министъра на финансите и след съгласуване с министър-председателя, по трудово правоотношение за срок от 5 години.

Чл. 8

(1) Изпълнителният директор:

1. представлява агенцията в страната и в чужбина;

2. ръководи, координира и контролира изпълнението на функциите и задачите на агенцията, както и връзките й с други институции, органи и организации;

3. поставя стратегически и годишни цели за дейността на агенцията, утвърждава стратегически и годишен одитен план на агенцията и осъществява контрол за тяхното изпълнение;

4. сключва договори, свързани с осъществяването на дейността на агенцията;

5. изготвя и представя на министъра на финансите ежегоден доклад за одитната дейност на агенцията;

6. осъществява взаимодействие със Сметната палата на Република България, с управляващите органи, междинните звена, сертифициращия орган и с други институции, органи и организации във връзка с одитната дейност;

7. изпраща на Европейската комисия документите и докладите, предвидени в приложимите регламенти;

8. предоставя на Европейската Сметна палата, Европейската комисия, ОЛАФ и на други органи на Европейския съюз информация, поискана във връзка с одитната дейност, и оказва съдействие при осъществяване на дейността им в страната;

9. осъществява сътрудничество със структурите на Европейския съюз, Европейската Сметна палата, одитиращите органи на страните - членки на Европейския съюз, и трети страни в областта на одита на средства по фондове и програми на Европейския съюз;

10. представя на компетентните органи по Финансовия механизъм “на Европейското икономическо пространство и Норвежкия финансов механизъм” информация за резултатите от извършени одити на системите за управление и контрол и одити на проекти;

11. представя на компетентните органи информация за резултатите от одитната дейност по Механизма за възстановяване и устойчивост;

12. разработва и прилага система за осигуряване качеството на одитната дейност и организира вътрешни и външни оценки;

13. утвърждва годишен план за обучение на одиторския екип, разпределение на одиторите в екипи за изпълнение на одитните ангажименти и индивидуалните одиторски програми за провеждане на одитните ангажименти;

14. осъществява комуникация и координация със структурите на Европейския съюз, Европейската Сметна палата и с други институции, органи и организации в областта на одита на средства по фондове и програми на Европейския съюз;

15. поддържа връзки с Европейската комисия по въпросите на методологията и качеството на одитната дейност;

16. утвърждава структурата на административните звена, длъжностното разписание на агенцията и длъжностната характеристика на главния секретар;

17. утвърждава вътрешните актове, свързани с организацията на работата в агенцията;

18. назначава държавните служители в агенцията, изменя и прекратява служебните правоотношения с тях;

19. сключва, изменя и прекратява трудовите договори с лицата, работещи по трудово правоотношение в агенцията;

20. разрешава отпуските и командирова служителите в агенцията;

21. създава съвети като консултативни звена за решаване на проблеми от неговата компетентност;

22. създава работни групи за изпълнение на конкретни задачи;

23. осъществява и други функции, възложени му със закон или с друг нормативен акт.

(2) Изпълнителният директор може да назначава за сметка на агенцията вещи лица по въпроси, които изискват специални знания и опит.

(3) Функциите на изпълнителния директор в негово отсъствие се изпълняват от определен със заповед за всеки конкретен случай висш държавен служител на агенцията.

Чл. 9

(отменен)

(1) Одитният комитет е специализиран, наблюдаващ, консултативен орган към агенцията, който е независим от изпълнителния директор.

(2) Предмет на дейността на Одитния комитет е прилагането на професионалните и етичните принципи и стандарти и добрите приложими практики в областта на одита при осъществяване дейността на агенцията.

Чл. 10

(отменен)

(1) Одитният комитет се състои от председател и двама членове с доказан опит в областта на финансите и одита.

(2) Одитният комитет се отчита за дейността си пред министъра на финансите.

(3) Министърът на финансите назначава и освобождава председателя и членовете, определя възнагражденията им и утвърждава правилата за работа на Одитния комитет.

(4) За председател и членове на Одитния комитет не могат да бъдат назначавани лица, които са служители на агенцията.

(5)

Чл. 11

(отменен)

(1) Одитният комитет:

1. дава препоръки по стратегическите и годишните планове за дейността по одита на средствата от Европейския съюз;

2. наблюдава изпълнението на годишните планове за изпълнението на одитите и проверките;

3. наблюдава изискванията за независимост при изпълнението на одитите и проверките;

4. наблюдава спазването на приложимата методология и изискванията за контрол на качеството при изпълнението на одитите и проверките;

5. запознава се и при необходимост взема отношение по докладите за одитните ангажименти, по годишния доклад за дейността по различните програми и по всички значими въпроси, свързани с одита на средствата от Европейския съюз;

6.

(2) В рамките на компетентността на Одитния комитет министърът на финансите може да възлага на председателя и на членовете изпълнението и на други функции и задачи по отношение на дейността по одита на средствата от Европейския съюз.

Чл. 12

(отменен)

(1) Членовете на Одитния комитет имат право на неограничен достъп до информацията и документацията, която е на разположение на агенцията и която се отнася до изпълнението на неговите функции, при спазване на действащото законодателство.

(2) Ръководството и служителите на агенцията са длъжни да оказват пълно съдействие на членовете на Одитния комитет при изпълнение на неговите функции.

Чл. 13

(отменен)

(1) Дейността на Одитният комитет се ръководи от председателя.

(2) Одитният комитет се свиква на заседания от председателя най-малко веднъж на два месеца.

Чл. 14

(отменен)

(1) Одитният комитет дава препоръки до изпълнителния директор за отстраняване на наблюдавани отклонения, непълноти и несъответствия с професионалните и етичните изисквания и неизпълнения на планове и задачи.

(2) Изпълнителният директор има право на своя преценка и решение относно дадените препоръки по ал. 1 и предприемането или непредприемането на последващи действия.

Чл. 15

(отменен)

Одитният комитет се отчита пред министъра на финансите най-малко веднъж на всяко тримесечие, като го уведомява за разглежданите въпроси, взетите решения и направените препоръки.

Чл. 16

(отменен)

Агенцията осъществява административното обслужване на Одитния комитет.

Чл. 17

(1) Административното ръководство на агенцията се осъществява от главен секретар.

(2) Главният секретар:

1. ръководи, координира и контролира функционирането и дейността на административните звена за точното спазване на нормативните актове и на законните разпореждания на изпълнителния директор и отговаря за планирането и отчетността при изпълнението на ежегодните цели на агенцията;

2. представлява агенцията в случаите, когато изрично е упълномощен от изпълнителния директор;

3. организира разпределението на задачите за изпълнение между административните звена на агенцията;

4. създава условия за нормална и ефективна работа на звената в агенцията;

5. координира и контролира финансово-стопанската дейност на агенцията;

6. координира и контролира дейността по управлението на държавната собственост, предоставена на агенцията;

7. контролира и отговаря за работата с документите и за тяхното съхраняване;

8. утвърждава длъжностните характеристики на служителите в агенцията;

9. осъществява и други дейности, възложени му от изпълнителния директор.

Чл. 18

(1) Общата администрация на агенцията е организирана в дирекция “Финансово-стопанска и административна дейност”.

(2) Общата администрация подпомага осъществяването на правомощията на изпълнителния директор като ръководител на агенцията, създава условия за осъществяване на дейността на специализираната администрация и извършва техническите дейности по административното обслужване.

Чл. 19

Дирекция “Финансово-стопанска и административна дейност”:

1. съставя проектобюджета на агенцията за съответната година;

2. организира и осъществява финансово-счетоводната дейност, осигурява изпълнението на бюджета и следи за законосъобразното и целесъобразното разходване на паричните средства и ползване на активите на агенцията;

3. подпомага изпълнителния директор в управлението на финансовите ресурси на агенцията;

4. организира и осъществява материално-техническото обслужване на агенцията, ремонта и поддръжката на материалната база;

5. осигурява правно-нормативното обслужване в областта на административното управление на агенцията;

6. осъществява процесуалното представителство на агенцията пред съдебните институции и други юрисдикции, по които агенцията е страна;

7. подготвя и организира провеждането на процедури за възлагане на обществени поръчки за нуждите на агенцията;

8. разработва проекти на вътрешни актове, свързани с организацията на работата в агенцията;

9. изготвя документите, свързани с възникването, изменянето и прекратяването на трудовите и служебните правоотношения на служителите, както и на другите актове по Кодекса на труда и Закона за държавния служител;

10. изготвя длъжностното разписание, поименното разписание на длъжностите и работните заплати на служителите в агенцията и контролира спазването на щатната дисциплина;

11. осъществява дейности, свързани с обучението, квалификацията и преквалификацията на служителите в агенцията;

12. планира, организира и контролира:

13.

14. организира и осъществява деловодната и архивната дейност в агенцията;

15. организира осигуряването на здравословни и безопасни условия на труд на служителите в агенцията.

Чл. 20

(1) Специализираната администрация на агенцията е организирана в три дирекции:

1. дирекция „Одитна дейност

(2) Дирекциите от специализираната администрация участват в разработването:

1. на методология за осъществяването на специфичните одитни дейности;

2. на стратегическия и годишните одитни планове на агенцията;

3. на план за обучение на служителите.

(3) Дирекциите от специализираната администрация осъществяват специфичните одитни дейности по чл. 21 и 21а в съответствие с изискванията на приложимите регламенти на Европейския съюз и международно признатите одитни стандарти по отношение дейността:

1. на органите, осъществяващи функции по управление и контрол на средствата по съответните програми;

2. на лицата – бенефициери, във връзка с изпълняваните от тях проекти, финансирани със средства по съответните програми.

(4) Дирекциите от специализираната администрация участват в извършването на последващи прегледи на качеството на одитната дейност.

Чл. 21

Дирекция „Одитна дейност“

Чл. 21а

дирекция „Одити на средствата по социална политика и образование“:

1. осъществява специфични одитни дейности по свързаните със социалната политика, заетостта, образованието и науката програми, съфинансирани от Европейския социален фонд, Европейския социален фонд плюс, Европейския фонд за регионално развитие и Фонда за европейско подпомагане на най-нуждаещите се лица за програмни периоди 2007 – 2013 г., 2014 – 2020 г. и 2021 – 2027 г., по Програма „Еразъм+“ и Европейския корпус за солидарност и по Резерва за приспособяване във връзка с последиците от Брекзит;

2. при осъществяване на одитната дейност по програмите по т. 1 изготвя и предлага за утвърждаване от изпълнителния директор на агенцията:

3. извършва текущ преглед на качеството при изпълнението на одитните ангажименти по програмите по т. 1;

4. периодично анализира, обобщава и отчита пред изпълнителния директор на агенцията резултатите от одитната дейност по т. 1;

5. подготвя информация и извършва анализи, необходими в процеса по комуникация и координация със структурите на Европейската комисия, Европейската сметна палата и с други институции, органи и организации в областта на одита по програмите по т. 1.

Чл. 21б

(1) Дирекция „Одити на средствата по териториално сътрудничество и други програми“:

1. осъществява специфични одитни дейности по програмите за Европейско териториално сътрудничество през програмните периоди 2007 – 2013 г., 2014 – 2020 г. и 2021 – 2027 г., финансирани от Европейския фонд за регионално развитие, както и по програмите на Финансовия механизъм на Европейското икономическо пространство и Норвежкия финансов механизъм и Българо-швейцарската програма за сътрудничество;

2. при осъществяване на одитната дейност по т. 1:

3. при осъществяване на одитната дейност по т. 1 изготвя и предлага за утвърждаване от изпълнителния директор на агенцията:

4. извършва текущ преглед на качеството при изпълнението на одитните ангажименти по програмите по т. 1;

5. периодично анализира, обобщава и отчита пред изпълнителния директор на агенцията резултатите от одитната дейност по т. 1;

6. подготвя информация и извършва анализи, необходими в процеса по комуникация и координация със структурите на Европейската комисия, Европейската сметна палата и с други институции, органи и организации в областта на одита на програми по т. 1.

Чл. 22

Дирекция „Правно осигуряване на одитната дейност“:

1. участва в извършването на проверки, свързани с възлагането на обществени поръчки и със спазването на правилата за предоставяне на държавна помощ;

2. дава консултации и изготвя становища по комплексни правни въпроси, възникнали в хода на одитната дейност;

3. участва в разработването на проекти на нормативни и вътрешни актове, касаещи одитната дейност, и дава становища по проекти на нормативни актове, касаещи управлението и контрола на фондове и програми на Европейския съюз и други донори, получени за съгласуване от държавни органи;

4. участва в осъществяването на текущи прегледи на качеството на одитната дейност;

5. подпомага обучението на одиторите;

6. анализира резултатите от прилагане на нормативните актове, свързани с одитната дейност.

Чл. 23

Директорите на дирекции ръководят, организират и носят отговорност за дейността и за изпълнението на задачите на съответната дирекция в съответствие с определените с правилника функции.

Чл. 24

Освен определените с правилника функции дирекциите изпълняват и други задачи, възложени им от ръководството на агенцията в кръга на дейността й.

Чл. 25

Държавните служители и лицата, работещи по трудово правоотношение в агенцията, изпълняват възложените им задачи и отговарят пред прекия си ръководител за изпълнението на работата съобразно длъжностните си характеристики.

Чл. 26

За образцово изпълнение на служебните си задължения служителите могат да бъдат награждавани с отличия със заповед на изпълнителния директор по предложение на главния секретар и директорите на дирекции. Отличията са грамота, сребърен и златен почетен знак на агенцията съгласно образец, утвърден от изпълнителния директор на агенцията.

Чл. 27

(1) Документите, изпратени до агенцията от държавни органи, от юридически или физически лица, се завеждат във входящ регистър, като се отбелязва датата на получаването им.

(2) При завеждането на документите се извършва проверка за наличието на всички материали, посочени в тях, и се образува преписка.

Чл. 28

(1) Служебните преписки се разпределят от изпълнителния директор с резолюция до съответните ръководители на административни звена. Резолюцията съдържа указания, срок за изпълнение, дата и подпис.

(2) Ръководителите на административни звена възлагат с резолюция изработването на служебните преписки на един или повече служители, като конкретизират задачите.

Чл. 29

Изходящите от агенцията материали се съставят в два екземпляра и се завеждат в изходящ регистър. Вторият екземпляр съдържа инициалите и подписа на служителя, който е изготвил документа, и на ръководителя на съответното административно звено, като се посочва датата.

Чл. 30

(1) Работното време на служителите при 5-дневна работна седмица е 8 часа дневно и 40 часа седмично.

(2) Работното време на служителите в агенцията е с променливи граници от 7,30 до 18,30 ч. със задължително присъствие в периода от 10,00 до 16,00 ч. и с обедна почивка 30 минути между 12,00 и 13,30 ч. В тези случаи извън времето на задължителното присъствие служителите могат да отработват дневното работно време през определени дни в следващия или в друг ден от същата работна седмица.

(3) Работното време на одиторите при изпълнение на одитни ангажименти съвпада с работното време на одитираната структура/организация.

(4) Работното време по ал. 2 се отчита чрез електронна система за контрол на достъпа в сградата на агенцията или по друг подходящ начин. Изпълнителният директор определя със заповед организацията на работа и контрола по спазване на установеното работно време.

Чл. 31

(1) Предложенията и сигналите – писмени или устни – могат да се подават в агенцията лично или чрез упълномощен представител.

(2) Не се образува производство по анонимни предложения и сигнали, както и по сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години.

(3) За анонимни предложения и сигнали се считат тези, в които за подателя не са посочени:

1. имената по документ за самоличност и адресът – за българските граждани;

2. имената по документ за самоличност, личният номер и адресът – за чужденци;

3. фирмата на търговеца или наименованието на юридическото лице, изписани и на български език, седалището и последният посочен в съответния регистър адрес на управление и електронният му адрес;

4. предложения и сигнали, които, въпреки че съдържат реквизитите по т. 1 – 3, не са подписани от автора/подателя или от негов представител по закон или по пълномощие.

(4) За сигнали, отнасящи се до нарушения, извършени преди повече от две години, се считат тези, които засягат факти и събития, случили се преди повече от две календарни години преди подаването или заявяването на сигнала, установено чрез датата на подаването или заявяването в деловодството на агенцията.

(5) Постъпилите предложения и сигнали за злоупотреби с власт и корупция, лошо управление на държавно имущество или за други незаконосъобразни или нецелесъобразни действия или бездействия на служители в агенцията, с които се засягат държавни или обществени интереси, права или законни интереси на други лица, се препращат не по-късно от 7 дни от постъпването им на министъра на финансите.

§ 1

Изпълнителният директор на агенцията в срок до един месец от влизането в сила на правилника утвърждава длъжностното разписание и организира утвърждаването на длъжностните характеристики на работещите в агенцията.

§ 2

Правилникът се приема на основание чл. 55 от Закона за администрацията.

Приложение 1 Приложение към чл. 6, ал. 3 Численост на персонала в администрацията на Изпълнителна агенция “Одит на средствата от Европейския съюз” - 72 щатни бройки

Изпълнителен директор 1 Главен секретар 1 Обща администрация 4 в т. ч.: дирекция “Финансово-стопанска иадминистративна дейност” 4 Специализирана администрация 34 в т. ч.: дирекция “Одитна дейност” 26 дирекция “Правно-методологично осигуряване на одитната дейност” 8