(1) Държавите членки предвиждат в системите за автоматизирано обработване да се водят записи най-малко за следните операции по обработване: събиране, промяна, справки, разкриване, включително предаване, комбиниране и изтриване. Записите за извършена справка или разкриване дават възможност за установяване на обосновката, датата и часа на такива операции и доколкото е възможно — идентификацията на лицето, което е направило справка или е разкрило лични данни, както и данни, идентифициращи получателите на тези лични данни.
(2) Записите се използват единствено за проверяване на законосъобразността на обработването, за самоконтрол, за гарантиране на цялостността и сигурността на личните данни и при наказателни производства.
(3) При поискване администраторът и обработващият лични данни предоставят тези записи на надзорния орган.